Merit-Matrix: Wie verteilen Sie Gehaltserhöhungen nach Leistung und Lage im Gehaltsband?

Kurz gesagt: Eine Merit-Matrix ist eine Tabelle, die für jede Kombination aus Leistungsbeurteilung und Lage im Gehaltsband einen festen Erhöhungssatz vorgibt. Wer gut beurteilt wird und noch tief im Band liegt, erhält die höchste Erhöhung, wer oben im Band steht, weniger. So wird Ihre Gehaltsrunde nachvollziehbar und lässt sich gegenüber Beschäftigten, Betriebsrat und im Rahmen der EU-Entgelttransparenzrichtlinie begründen.

In vielen mittelständischen Unternehmen läuft die jährliche Gehaltsrunde nach einem vertrauten Muster: Die Geschäftsführung gibt ein Budget vor, die Führungskräfte verteilen es, und wer am lautesten nachfragt, erhält oft etwas mehr. Eine Merit-Matrix ersetzt diese Einzelentscheidungen durch eine Regel. In diesem Ratgeber zeigen wir Ihnen, wie Sie eine Merit-Matrix aufbauen, wie Sie damit rechnen und worauf Sie in der Personalabteilung achten sollten, damit die Regel auch wirklich fair wirkt.

Inhalt

1. Was ist eine Merit-Matrix?

2. Viertel oder Compa-Ratio: Wie messen Sie die Lage im Band?

3. Wie berechnen Sie Gehaltserhöhungen mit einer Merit-Matrix?

4. Warum wird die Merit-Matrix mit der Entgelttransparenzrichtlinie wichtiger?

5. Wo stößt eine Merit-Matrix an Grenzen?

6. Die Gehaltsrunde in paygaps

Was ist eine Merit-Matrix?

Eine Merit-Matrix ist eine Tabelle mit zwei Achsen. Auf der einen Achse steht die Leistungsbeurteilung, zum Beispiel in fünf Stufen von "Unter Erwartung" bis "Herausragend". Auf der anderen Achse steht die Lage des aktuellen Grundgehalts im Gehaltsband der jeweiligen Stelle. In jedem Feld steht ein Prozentsatz: die Erhöhung, die eine Person mit dieser Kombination erhält.

Das Grundprinzip ist in fast allen Matrizen gleich. Wer gut beurteilt wird und noch tief im Band liegt, erhält die höchste Erhöhung. Wer bereits am oberen Ende des Bands steht, erhält weniger, auch bei sehr guter Leistung. So bewegen sich Gehälter über die Jahre in Richtung Bandmitte, statt auseinanderzulaufen oder über das Band hinauszuwachsen.

Die Werte des Beispiels, jeweils vom ersten bis zum vierten Viertel des Bands:

• Herausragend: 6,0 %, 5,0 %, 4,0 %, 3,0 %

• Übertrifft Erwartungen: 5,0 %, 4,0 %, 3,0 %, 2,0 %

• Erfüllt Erwartungen: 4,0 %, 3,0 %, 2,5 %, 1,5 %

• Teilweise erfüllt: 2,0 %, 1,5 %, 1,0 %, 0,5 %

• Unter Erwartung: jeweils 0,0 %

Beispielwerte. Die Sätze legen Sie selbst fest, abhängig von Budget und Vergütungsstrategie.

Viertel oder Compa-Ratio: Wie messen Sie die Lage im Band?

Für die zweite Achse gibt es zwei verbreitete Messgrößen:

• Compa-Ratio: das Gehalt geteilt durch die Bandmitte. Ein Wert von 0,90 bedeutet, dass eine Person 10 Prozent unter dem Mittelpunkt liegt.

• Viertel des Bands (Bandausschöpfung): misst, wie weit das Gehalt vom Minimum Richtung Maximum vorgerückt ist, und teilt das Band in vier gleich große Abschnitte.

Beide Ansätze funktionieren. Die Viertel haben im Mittelstand einen praktischen Vorteil: Sie sind für Führungskräfte und Beschäftigte leicht verständlich. "Sie liegen im unteren Viertel Ihres Bands" lässt sich im Mitarbeitergespräch leichter erklären als eine Kennzahl mit zwei Nachkommastellen.

Achten Sie auf eine Verwechslungsgefahr: Die Entgelttransparenzrichtlinie verwendet den Begriff "Entgeltquartil" in einem anderen Sinn. Gemeint sind dort vier gleich große Gruppen aller Beschäftigten, sortiert nach Entgelthöhe, für die im Entgeltbericht der Anteil von Frauen und Männern anzugeben ist (Art. 3 und Art. 9). Mit der Lage einer einzelnen Person im Band ihrer Stelle hat das nichts zu tun.

Wie berechnen Sie Gehaltserhöhungen mit einer Merit-Matrix?

Nehmen wir eine Vergleichsgruppe mit einem Gehaltsband von 48.000 bis 60.000 Euro Jahresgrundgehalt. Jedes Viertel umfasst damit 3.000 Euro. Mit der Beispielmatrix ergibt sich:

• Frau A verdient 49.500 Euro (erstes Viertel) und "erfüllt Erwartungen". Sie erhält 4,0 Prozent, also 1.980 Euro, und kommt auf 51.480 Euro.

• Herr B verdient 58.000 Euro (viertes Viertel) und "erfüllt Erwartungen". Er erhält 1,5 Prozent, also 870 Euro, und kommt auf 58.870 Euro.

• Herr C verdient 59.500 Euro (viertes Viertel) und ist "herausragend". Die Matrix sieht 3,0 Prozent vor, das wären 1.785 Euro. Damit läge er über dem Bandmaximum, die Erhöhung wird deshalb bei 60.000 Euro gekappt. Er erhält 500 Euro.

Für herausragende Leistung am Bandende eignen sich andere Instrumente, etwa eine Einmalzahlung oder die Prüfung, ob die Stelle inzwischen höher zu bewerten ist.

Die Summe aller Erhöhungen ergibt die Kosten der Runde. Liegt sie über dem Budget, skalieren Sie alle Felder mit demselben Faktor nach unten. Die Relationen bleiben erhalten, die Regel auch.

Warum wird die Merit-Matrix mit der Entgelttransparenzrichtlinie wichtiger?

Die Richtlinie verlangt, dass Beschäftigte nachvollziehen können, nach welchen Kriterien ihr Gehalt steigt. Diese Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein (Art. 6). Leistung nennt die Richtlinie ausdrücklich als mögliches Kriterium, solange sie nach einer festen Regel wirkt und nicht nach Gutdünken. Wie Sie solche objektiven Kriterien für Gehaltsunterschiede sauber begründen, beschreiben wir in einem eigenen Beitrag.

Wer seine Kriterien nicht offenlegt, hat im Streitfall ein Problem: Dann muss der Arbeitgeber beweisen, dass er nicht diskriminiert (Art. 18). Das Bundesarbeitsgericht hat zudem schon 2023 klargestellt, dass Verhandlungsgeschick keine höhere Bezahlung bei gleicher Arbeit rechtfertigt (8 AZR 450/21). Eine Merit-Matrix setzt genau hier an: Gleiche Beurteilung und gleiche Lage im Band bedeuten den gleichen Satz, egal wer nachfragt.

Das deutsche Umsetzungsgesetz steht noch aus. Bis dahin gelten die neuen Pflichten für private Arbeitgeber nicht unmittelbar, das Entgelttransparenzgesetz von 2017 gilt weiter. Den aktuellen Stand der Entgelttransparenzrichtlinie beschreibt ein eigener Beitrag. Eine Gehaltsrunde nach klarer Regel lohnt sich unabhängig davon.

Wo stößt eine Merit-Matrix an Grenzen?

Eine Merit-Matrix ist nur so fair wie ihre Eingangsdaten. Drei Punkte sollten Sie in der Personalabteilung im Blick behalten.

Die Leistungsbeurteilung selbst. Die Matrix übernimmt die Beurteilung, sie prüft sie nicht. Werden etwa Teilzeitkräfte oder Rückkehrende aus der Elternzeit systematisch schlechter beurteilt, überträgt die Matrix diese Verzerrung direkt in die Gehälter. Prüfen Sie deshalb vor jeder Runde, wie sich die Leistungsstufen nach Geschlecht verteilen. Auffällige Muster sind kein Beweis für Diskriminierung, aber ein Anlass, genauer hinzusehen.

Der Spielraum bei der Erhöhung. Eine Studie des MIT hat in einem großen US-Unternehmen gezeigt: Frauen erhielten bei gleicher Leistungsbeurteilung geringere Gehaltserhöhungen als Männer. Eine Merit-Matrix mit festen Sätzen schließt diesen Spielraum, solange Abweichungen die begründete Ausnahme bleiben.

Die Gehaltsbänder. Ohne Gehaltsbänder gibt es keine Lage im Band, und ohne nachvollziehbare Vergleichsgruppen für gleichwertige Arbeit keine belastbaren Bänder. Genau hier stehen viele mittelständische Unternehmen noch am Anfang. Die tragfähige Reihenfolge:

1. Stellen per analytischer Stellenbewertung bewerten.

2. Gleichwertige Arbeit zu Vergleichsgruppen zusammenfassen.

3. Je Gruppe ein Gehaltsband festlegen.

4. Erst dann die Merit-Matrix darauf aufsetzen.

Die Richtlinie schreibt kein bestimmtes Bewertungsverfahren wörtlich vor. Eine summarische Bewertung genügt den Nachweisanforderungen in der Regel aber nicht, weshalb ein analytisches Verfahren praktisch der tragfähige Weg ist.

Zwei weitere Punkte gehören in jede Planung. Eine bestehende Entgeltlücke in einer Vergleichsgruppe löst die Merit-Matrix nicht. Bundesweit liegt der bereinigte Gender Pay Gap, also der Unterschied bei vergleichbarer Tätigkeit, Qualifikation und Erwerbsbiografie, laut Statistischem Bundesamt bei 6 Prozent (unbereinigt 16 Prozent, Stand 2025). Eine solche Lücke untersuchen Sie separat und schließen sie gezielt, wo keine sachlichen Gründe tragen. Und in Betrieben mit Betriebsrat sind die Grundsätze der Leistungsbeurteilung und Fragen der betrieblichen Lohngestaltung mitbestimmungspflichtig. Binden Sie den Betriebsrat deshalb frühzeitig ein.

Die Gehaltsrunde in paygaps

Die eigentliche Arbeit bei einer Merit-Matrix ist nicht die Tabelle, sondern alles drumherum: die Lage jeder Person im Band ermitteln, Leistungsstufen zuordnen, Kosten berechnen, Kappungen am Bandmaximum berücksichtigen und am Ende prüfen, ob die Runde neue Unterschiede schafft. In einer Tabelle ist das machbar, solange eine Person die Datei pflegt. Mit jeder Vergleichsgruppe und jeder Abweichung wird es fehleranfälliger.

Mit der Gehaltsrunde in paygaps gehen Sie so vor:

• Bänder als Grundlage: Die Runde rechnet mit den Gehaltsbändern, die Sie für Ihre Vergleichsgruppen freigegeben haben. Die Lage jeder Person im Band ist damit bereits bekannt.

• Leistung ergänzen: Sie tragen je Feld der Merit-Matrix einen Satz ein und importieren die Stufen aus Ihrer eigenen Beurteilung als CSV oder XLSX. paygaps bewertet dabei niemanden.

• Wirkung sehen: Kosten in Euro und als Anteil an der Grundgehaltssumme, Betroffene, Kappungen am Bandmaximum und je Vergleichsgruppe die Lücke vor und nach der Runde.

• Abweichen mit Grund: Abweichungen von der Matrix brauchen Kategorie und Begründung. Je Person mit Erhöhung entsteht ein Anpassungsantrag zur Genehmigung.

Das Ergebnis ist eine Gehaltsrunde, die Sie auch in einer Auskunft nach der Entgelttransparenzrichtlinie erklären können.

Fazit

Eine Merit-Matrix macht aus der jährlichen Gehaltsrunde eine Entscheidung nach einer Regel, die Sie gegenüber Beschäftigten und Betriebsrat begründen können.

Quellen

• Richtlinie (EU) 2023/970, Art. 3, 6, 9 und 18

• § 87 BetrVG und § 94 BetrVG (Mitbestimmung)

• Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 16.02.2023, 8 AZR 450/21

• Emilio J. Castilla: Gender, Race, and Meritocracy in Organizational Careers, American Journal of Sociology 113 (2008)

Stand 02.10.2026. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.