Auskunft nach Art. 7
Auskunftsanfragen: Wie beantworten Sie sie fristgerecht?
Beschäftigte können Auskunft über ihr eigenes Entgelt und das Entgelt von Frauen und Männern mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit verlangen. Bei privaten Arbeitgebern gilt heute das Entgelttransparenzgesetz: in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten, ohne Tarifbindung mit Antwort binnen drei Monaten. Nach Art. 7 der Richtlinie (EU) 2023/970 gilt der Anspruch für alle, binnen höchstens zwei Monaten. In paygaps legt HR jede Anfrage mit ihrer Frist an und erzeugt die Auskunft aus den Gehaltsdaten.
Anfragen nach Art. 7, Frist zwei Monate ab Eingang
| Personalnummer | Vergleichsgruppe | Angefragt am | Frist | Status | |
|---|---|---|---|---|---|
| 10482 | VG6 | 02.09.2026 | 02.11.2026 | Ausstehend | |
| 20317 | VG4 | 14.08.2026 | 14.10.202610 Tage | Ausstehend | |
| 10955 | VG8 | 03.07.2026 | 03.09.2026 | Abgeschlossen | |
| 30126 | VG5 | 28.06.2026 | 28.08.2026 | Abgeschlossen |
Das Wichtigste in Kürze
- Eine Auskunftsanfrage stellt das Entgelt einer Person neben das Entgelt von Frauen und Männern mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit.
- Heute gilt für private Arbeitgeber das Entgelttransparenzgesetz: Betriebe mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten, ohne Tarifbindung drei Monate Frist.
- Nach Art. 7 der Richtlinie gilt der Anspruch für alle Beschäftigten, mit höchstens zwei Monaten Frist. Öffentliche Arbeitgeber sind seit dem 08.06.2026 unmittelbar gebunden, soweit die Pflichten klar genug bestimmt sind.
- Die Antwort nennt das eigene Entgelt, den Vergleichswert je Geschlecht, die Gruppe und die Kriterien, nie ein einzelnes fremdes Gehalt.
- Einmal im Jahr weisen Arbeitgeber alle Beschäftigten auf ihr Recht auf Auskunft hin (Art. 7 Abs. 3).
- In paygaps entsteht die Auskunft aus den Gehaltsdaten, mit Frist und festgehaltenem Stand ab dem Anlegen.
Anspruch
Wer kann heute Auskunft verlangen?
Bei privaten Arbeitgebern können heute Beschäftigte in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten Auskunft verlangen. Die Richtlinie weitet das auf alle aus. Wie eine Anfrage gestellt wird und wer sie beantwortet, beschreibt der Ablauf nach dem EntgTranspG.
| Frage | Heute: EntgTranspG, private Arbeitgeber | Richtlinie, Art. 7 |
|---|---|---|
| Wer ist erfasst? | Beschäftigte in Betrieben mit in der Regel mehr als 200 Beschäftigten (§ 12 Abs. 1) | Alle Beschäftigten, unabhängig von der Größe des Arbeitgebers |
| Bis wann antworten? | Ohne Tarifbindung und Tarifanwendung binnen drei Monaten ab Zugang (§ 15 Abs. 3). Für die anderen nennt § 14 keine feste Frist | Angemessene Frist, höchstens zwei Monate (Art. 7 Abs. 4) |
| Welcher Vergleichswert? | Median der Vergleichsgruppe des anderen Geschlechts (§ 11 Abs. 3) | Durchschnitt je Geschlecht für gleiche oder gleichwertige Arbeit (Art. 7 Abs. 1) |
Stand 06.11.2026: Die Richtlinie (EU) 2023/970 hätte bis zum 07.06.2026 umgesetzt sein müssen. Deutschland hat die Frist verpasst, ein Umsetzungsgesetz ist nicht beschlossen. Öffentliche Arbeitgeber sind seit dem 08.06.2026 unmittelbar gebunden, soweit die Pflichten klar genug bestimmt sind. Für private Arbeitgeber gilt bis zum Umsetzungsgesetz das Entgelttransparenzgesetz, ausgelegt im Licht der Richtlinie. Das Bundesfamilienministerium plant das Inkrafttreten für Anfang 2027, den neuen Auskunftsanspruch und die Berichtspflicht ab Juni 2028; beschlossen ist das nicht. Die Richtlinie selbst sieht erste Entgeltberichte bis zum 07.06.2027 vor (ab 150 Beschäftigten) und bis zum 07.06.2031 (100 bis 149 Beschäftigte). Keine Rechtsberatung.
Quellen: Richtlinie (EU) 2023/970 (EUR-Lex, ABl. L 132 vom 17.05.2023), Antwort der Bundesregierung, Drucksache 21/7026 (Deutscher Bundestag, 08.07.2026), Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verzögert sich (Haufe Personal, 01.06.2026), Was gilt nach dem 7. Juni 2026? (Noerr, 03.06.2026).
Inhalt
Was gehört in die Antwort auf eine Auskunftsanfrage?
In die Antwort gehören das eigene Entgelt, das Vergleichsentgelt nach Geschlecht, die Vergleichsgruppe und die Kriterien.
Das eigene Entgelt
Die Richtlinie nennt es ausdrücklich (Art. 7 Abs. 1). Damit die Person vergleichen kann, steht es in denselben Bestandteilen und Einheiten wie das Vergleichsentgelt.
Das Vergleichsentgelt nach Geschlecht
Ein Gruppenwert, kein Einzelgehalt. Das EntgTranspG verlangt den Median des durchschnittlichen monatlichen Bruttoentgelts der Vergleichsgruppe des anderen Geschlechts, auf Vollzeit hochgerechnet (§ 11 Abs. 3). Die Richtlinie verlangt das durchschnittliche Entgelt je Geschlecht (Art. 7 Abs. 1). Eine Antwort kann die Werte beider Fassungen nennen.
Die Vergleichsgruppe
Gleiche Arbeit ist dieselbe Tätigkeit. Gleichwertig ist Arbeit, die nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen gleich viel wert ist (Art. 4 der Richtlinie). Wer die Gruppen vorab über eine Stellenbewertung festlegt, muss sie nicht für jede Anfrage neu begründen.
Die Kriterien
Nach dem EntgTranspG nennt die Antwort auch die Kriterien und das Verfahren, nach denen das Entgelt festgelegt wird (§ 11). Die Richtlinie verlangt, dass Beschäftigte die Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung nachlesen können (Art. 6).
Frist
Welche Frist gilt für die Antwort?
Nicht tarifgebundene Arbeitgeber antworten binnen drei Monaten ab Zugang (§ 15 Abs. 3 EntgTranspG), für tarifgebundene und tarifanwendende nennt § 14 keine feste Frist. Nach der Richtlinie sind es höchstens zwei Monate ab dem Tag des Antrags (Art. 7 Abs. 4).
In paygaps stellen Sie die Frist auf einen, zwei oder drei Monate ein; Vorgabe sind zwei. Die Tabelle zeigt die Resttage und hebt sie ab 14 Tagen vor Ablauf hervor; danach steht die Anfrage auf Überfällig. Vorbereiten lässt sich die Antwort, bevor die erste Anfrage eingeht: Vergleichsgruppen festlegen, Kriterien schriftlich fassen und Gehälter so ablegen, dass sich Teilzeit auf Vollzeit umrechnen lässt.
Offene Auskunftsanfragen
Beispielwerte.
Datenschutz
Was gilt bei kleinen Vergleichsgruppen?
Üben weniger als sechs Personen des anderen Geschlechts die Vergleichstätigkeit aus, nennt die Antwort kein Vergleichsentgelt (§ 12 Abs. 3 EntgTranspG). Die Richtlinie selbst nennt keine Mindestzahl.
paygaps nennt eine Zahl über andere nur, wenn mindestens sechs Personen außer der anfragenden dazu beitragen, sonst steht dort k. A. Beträge über andere stehen auf volle 100 € gerundet und Personenzahlen als Spanne, damit sich aus zwei Auskünften kein einzelnes Gehalt zurückrechnen lässt.
Art. 7 Abs. 3
Müssen Sie Beschäftigte auf ihr Recht hinweisen?
Nach Art. 7 Abs. 3 der Richtlinie ja, sobald sie für Sie gilt. Der Hinweis geht jedes Jahr an alle Beschäftigten und nennt auch die Schritte, mit denen sie Auskunft verlangen. Die Pflicht gilt für Arbeitgeber jeder Größe.
In paygaps zeigt die Kennzahl Jährlicher Hinweis den Stand, enthält einen Hinweistext und hält mit „Als erteilt vermerken“ fest, wann er erteilt wurde.
Ablauf
Wie beantworten Sie Anfragen in paygaps?
Sie legen die Anfrage an, wählen den Vergleich und übergeben das Dokument. paygaps rechnet die Auskunft aus dem Jahresstand Ihrer Gehaltsdaten und den Vergleichsgruppen der Stellenbewertung.
- 1
Anfrage anlegen
HR erfasst jede Anfrage mit Eingangsdatum, ob sie schriftlich, elektronisch oder mündlich kam, auch wenn das EntgTranspG Textform verlangt. Das Dokument nennt nur die Personalnummer; in der Liste stehen Namen nur, wenn Ihre Organisation sie anzeigt.
- 2
Vergleich wählen
Beim Anlegen wählen Sie den Vergleich: dieselbe Stelle oder dieselbe Vergleichsgruppe aus der Stellenbewertung. Beim Anlegen hält paygaps die Gruppe und ihre Werte für den Zeitraum vor dem Eingang fest. Spätere Gehaltsänderungen oder Stellenwechsel ändern die Auskunft nicht; ein erneut erzeugtes PDF gibt denselben Stand aus. Nur ein geänderter Eingang rechnet neu.
- 3
Werte rechnen lassen
Die Auskunft zeigt das eigene Entgelt und je Geschlecht Median und Mittelwert der Vergleichsgruppe, im Jahr, je Monat und je Stunde, auf Vollzeit gerechnet. Bei Bonus und anderen Bestandteilen rechnet paygaps nur mit den Personen, die den Bestandteil bekommen; die Bezugsquote unter der Tabelle zeigt, wie viel Prozent der Frauen und der Männer das sind.
- 4
Kriterien hinterlegen
Sie hinterlegen einmal je Organisation, wonach sich Gehalt, Laufbahn und Weiterbildung entwickeln; die Texte stehen in jeder Auskunft. Ohne sie erzeugt paygaps keine Auskunft. Das Feld Laufbahn füllt paygaps aus dem Laufbahnmodell vor.
- 5
Dokument übergeben
Die Auskunft entsteht als PDF, einzeln oder im Stapel, oder als Word-Dokument zum Bearbeiten. Die Übergabe per Portal oder Post vermerken Sie je Anfrage; paygaps hält sie im Änderungsprotokoll fest. Erledigte Anfragen archivieren Sie.
Häufige Fragen
Häufige Fragen zur Auskunft
Zu Bestandteilen, Berechnung und Sonderfällen.
Ja. Die Richtlinie (EU) 2023/970 hätte bis zum 07.06.2026 umgesetzt sein müssen. Öffentliche Arbeitgeber sind seit dem 08.06.2026 unmittelbar an sie gebunden, soweit die Pflichten klar genug bestimmt sind, und die Frist in Art. 7 Abs. 4 ist es. Für private Arbeitgeber gilt bis zum deutschen Umsetzungsgesetz das EntgTranspG. Stand 06.11.2026.
Nach dem EntgTranspG kann die anfragende Person bis zu zwei Entgeltbestandteile benennen, etwa Grundgehalt und Bonus (§ 10 Abs. 1 EntgTranspG). In paygaps ist das Bruttogesamtentgelt immer dabei; Grundgehalt, Bonus, Sachbezüge, Zulagen und die Kriterien der Eingruppierung wählen Sie je Anfrage dazu.
paygaps rechnet jeden Wert auf Vollzeit und als Jahreswert: der Durchschnitt der ganz bezahlten Monate mal zwölf, Boni und Sonderzahlungen mitgerechnet. Der Monatswert ist der Jahreswert geteilt durch zwölf, der Stundenwert der Jahreswert geteilt durch 52 Wochen mal Regelarbeitszeit. Der Zeitraum ist das Vorjahr oder die letzten zwölf abgerechneten Monate vor dem Eingang; wer später eingetreten ist, bekommt seine bisherigen Monate. Person und Vergleichsgruppe stehen immer im selben Zeitraum.
Mit ihren ganz bezahlten Monaten ja, die Monate der Elternzeit zählen nicht. Dasselbe gilt für Mutterschutz, lange Krankheit, Sabbatical, unbezahlten Urlaub und Kurzarbeit. Wer im ganzen Zeitraum keinen ganz bezahlten Monat hat, ist keine Vergleichsperson. Pflichtpraktika und freie Mitarbeit zählen nicht. Es gilt dieselbe Regel wie bei der Messung der Entgeltlücke.
Erreicht die Lücke der Vergleichsgruppe die Schwelle Ihrer Organisation und fehlt eine Begründung, warnt paygaps beim Erzeugen der Auskunft. Gemessen wird am Mittelwert. Den Befund bearbeiten Sie in der Analyse.
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Wir sprechen über Ihren aktuellen Stand bei der Entgelttransparenz, über Ihre Datenquellen und über Besonderheiten wie Tarifverträge oder einen Betriebsrat. Danach wissen Sie, ob paygaps zu Ihnen passt.