paygaps

Funktionen

Funktionen von paygaps für jede Pflicht der Entgelttransparenz

paygaps deckt die Pflichten aus Entgelttransparenzgesetz und Richtlinie (EU) 2023/970 mit einer Datenbasis ab: Stellen bewerten, Gehaltsbänder festlegen, Entgeltlücke messen, Auskunft geben, berichten und Lücken schließen. Die Gehaltsdaten pflegen Sie einmal, per CSV, DATEV oder Ihr HR-System.

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Mitarbeiterauskunft in allen Tarifen. Betriebsrat-Portal ab Business.

Ihre Daten

  • CSV
  • DATEV
  • Personio
  • Sage HR
  • Workday
  • SAP SuccessFactors®
Eine DatenbasisStellen, Vergleichsgruppen, Gehälter

Pflicht und Funktion

Welche Funktion welche Pflicht abdeckt

Die Pflichten aus der Richtlinie (EU) 2023/970 und dem Entgelttransparenzgesetz, je mit der Funktion in paygaps, die sie erfüllt. Betriebsrat-Portal und paygaps-Assistent gibt es ab Business, die Konzern-Übersicht in Enterprise; alles andere in jedem Tarif.

Pflichten zur Entgelttransparenz und die Funktionen von paygaps
PflichtFundstelleFunktion in paygaps
Gleichwertige Arbeit bestimmenArt. 4 Abs. 4 Richtlinie (EU) 2023/970, § 4 EntgTranspGStellenbewertung nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen; daraus Vergleichsgruppen
Gehalt vor dem Vorstellungsgespräch nennenArt. 5 RichtlinieGehaltsbänder je Vergleichsgruppe mit Minimum, Mitte und Maximum, freigegeben mit Datum
Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung zugänglich machenArt. 6 RichtlinieStellenarchitektur mit Erwartungen je Karrierestufe; Kriterien der Entgeltentwicklung in den Einstellungen
Auskunft auf Anfrage gebenArt. 7 Richtlinie, §§ 10 bis 16 EntgTranspGMitarbeiterauskunft mit einstellbarer Frist, Werte beim Anlegen eingefroren, Auskunft als PDF
Über die Entgeltlücke berichtenArt. 9 Richtlinie, § 21 EntgTranspGEntgeltbericht mit den Angaben nach Art. 9 Abs. 1 Buchst. a bis g, als PDF und CSV
Lücken ab 5 % begründen oder behebenArt. 10 RichtlinieEntgeltlücke je Gruppe mit Ampel; Begründung oder Anpassungsplan mit Budget und Genehmigung
Entgeltregelungen prüfen§§ 17 bis 19 EntgTranspGEntgeltlücke je Stelle, Gruppe und Entgeltbestandteil, unbereinigt und bereinigt; jede Änderung im Audit-Log
Arbeitnehmervertretung beteiligenArt. 9 Abs. 6, Art. 10 Richtlinie, § 20 EntgTranspGBetriebsrat-Portal mit zusammengefassten Zahlen und Stellenprüfung durch den Betriebsrat (ab Business)

Stand 27.09.2026. Die Pflichten der Richtlinie gelten für private Arbeitgeber erst nach der Umsetzung in deutsches Recht; Einzelheiten im Leitfaden zur Richtlinie.

So hängt es zusammen

Die Funktionen in der Reihenfolge der Arbeit

Ohne bewertete Stellen keine belastbaren Vergleichsgruppen, ohne Vergleichsgruppen keine belastbare Lücke. Darum stehen die Aufgaben hier in der Reihenfolge, in der Sie arbeiten.

Alle Formeln in der Methodik

Stellen bewerten

Welche Arbeit ist gleichwertig

Jede Stelle nach vier Faktoren mit 14 Sub-Faktoren, 0 bis 1200 Punkte. Daraus entstehen die Vergleichsgruppen gleichwertiger Arbeit.

  • Kompetenz, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen mit Ihrer Gewichtung
  • Eigene Sub-Faktoren, höchstens drei je Faktor
  • KI-Vorschlag mit wörtlichem Zitat aus dem Stellenprofil
  • Stellenprüfung durch Führungskraft, Fachbereich oder Betriebsrat
Mehr zur Stellenbewertung

Stellenarchitektur

Jobfamilien, Laufbahnen, Karrierestufen

Jede Stelle bekommt ihren Platz: Jobfamilie, Laufbahn und Karrierestufe. Die Erwartungen je Karrierestufe beschreiben, was den nächsten Schritt ausmacht.

  • Drei Laufbahnen: Fachexpertise, Projektsteuerung, Personalführung
  • Laufbahnmodell als Vorlage, Korridore aus Ihren Vergleichsgruppen
  • Ansichten Matrix, Liste, Karrierepfade und Beschäftigte
  • Kriterien für den Aufstieg, vorab beschrieben (Art. 6)
Mehr zur Stellenarchitektur

Entgeltlücke messen

Die Entgeltlücke, unbereinigt und OLS-bereinigt

Je Vergleichsgruppe, Stelle und Standort, mit der Ampel Ihrer Organisation. Die unbereinigte Lücke ist nach jedem Import aktuell.

  • Lücke je Entgeltbestandteil mit Bezugsquote und Ampel
  • OLS-bereinigte Lücke mit dem Beitrag jedes Merkmals
  • Quartile, Entgeltmatrix und Verlauf über die Stichtage
  • Vergütungsanalyse: die Struktur der Gruppen ohne Geschlecht
  • Unter drei Personen je Geschlecht kein Wert
Mehr zur Entgeltlücke

Gehaltsbänder

Minimum, Mitte und Maximum je Vergleichsgruppe

Das Band ist ein Sollwert, den Sie festlegen und freigeben. Daneben stehen die Ist-Gehälter.

  • Bandleiter vorschlagen, Fassungen freigegeben von einer zweiten Person, wo es eine gibt
  • Ansichten Tabelle, Leiter und Compa-Ratio
  • Kosten der Anhebung auf das Bandminimum
  • Angebot prüfen vor der Unterschrift
  • Stellenanzeigen mit der Spanne aus dem freigegebenen Band
Mehr zu Gehaltsbändern

Marktdaten

Wo liegen Ihre Bänder im Markt

Laden Sie eine Vergütungsstudie hoch, ordnen Sie Ihre Stellen zu und halten Sie die Bandmitte gegen das Zielperzentil. Marktdaten stehen dort, wo Bänder entstehen, nie neben einer Entgeltlücke.

  • Verteilung P10 bis P90 je Stelle
  • Zielperzentil wählbar, Verhältnis zur Bandmitte
  • Zuordnung der Stellen mit KI-Vorschlag
Mehr zu Bändern und Markt

Lücke schließen

Lücken begründen oder anpassen

Unterschiede, die sich sachlich rechtfertigen lassen, begründen Sie je Gruppe; die übrigen schließen Sie mit einem Anpassungsplan.

  • Begründung je Stelle oder Vergleichsgruppe, mit Kategorie
  • Anpassungsplan zu einer Ziellücke, mit Obergrenze je Person
  • Anpassungsanträge, genehmigt von einer zweiten Person, wo es eine gibt
  • Ursache je Vergleichsgruppe und Entgeltbestandteil
  • Entgeltsystem prüfen: fünf Checks nach dem EG-Check
So schließen Sie Lücken

Gehaltsrunde

Die jährliche Erhöhung nach einer Regel

Die Gehaltsrunde erhöht das Grundgehalt nach Lage im Band, auf Wunsch nach Leistung. Budget und Kosten stehen beim Planen daneben.

  • Satz je Lage im Band, mit Leistungsachse als Merit-Matrix
  • Budget in Prozent der Grundgehaltssumme
  • Abweichungen je Person nur mit Kategorie und Begründung
  • Prüfung, ob die Runde neue Unterschiede nach Geschlecht schafft
  • Je Person mit Erhöhung eine Anpassungsforderung, genehmigt von einer zweiten Person, wo es eine gibt
Mehr zur Gehaltsrunde

Auskunft und Bericht

Auskunftsanfragen und Entgeltbericht

Mitarbeiterauskunft nach Art. 7 und Entgeltbericht nach Art. 9, aus denselben Zahlen wie die Analyse.

  • Werte beim Anlegen der Anfrage eingefroren
  • Median und Mittelwert je Geschlecht, Frist je Anfrage
  • Auskunft als PDF oder Word, Übergabe per Portal oder Post
  • Jährlicher Hinweis nach Art. 7 Abs. 3 mit fertigem Text
  • Jahresbericht mit den Pflichtangaben a bis g, bestätigt nach Art. 9 Abs. 6
Mehr zu Auskunftsanfragen

Außerdem

Rechte, Protokoll und Portale

  • Rechte je Person

    Mit Vorlagen wie HR, Vergütung oder Führungskraft. Die Datenbank prüft jedes Recht bei jedem Zugriff.

  • Betriebsrat-Portal

    Die Lücke je Stelle und Vergleichsgruppe als Aggregat, unter drei Personen je Geschlecht nichts. Ab Business.

  • Compliance-Score

    0 bis 100 aus fünf Bausteinen, mit dem Hinweis, was jedem Baustein fehlt.

  • Audit-Log

    Bewertungen, Freigaben und Änderungen stehen mit Person und Zeitpunkt im Protokoll.

  • Konzern-Übersicht

    Die Kennzahlen aller Tochtergesellschaften auf einer Seite, dazu der Konzernbericht als PDF. Im Enterprise-Tarif.

  • Karriereportal

    Stellenanzeigen mit Gehaltsspanne nach Art. 5 und ein eigenes Bewerbungsportal.

Tarife

Was in welchem Tarif steckt

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  • In jedem Tarif

    Stellenbewertung, Entgeltlücke, Gehaltsbänder, Mitarbeiterauskunft und alle Anbindungen. Einige Anbieter berechnen für ihre Schnittstelle eigene Gebühren.

    Starter

  • Ab Business

    Dazu das Betriebsrat-Portal und der paygaps-Assistent, der Fragen zu Ihren Zahlen mit verdichteten Werten beantwortet.

    Business

  • Im Enterprise-Tarif

    Dazu die Konzern-Übersicht über alle Tochtergesellschaften und eine feste Ansprechperson.

    Enterprise

Daten anbinden

Alle Anbindungen in jedem Tarif

DATEV Lodas und Lohn und Gehalt, Personio, Sage HR, Workday, SAP SuccessFactors® oder eine CSV-Datei.

  • DATEV LogoDATEV
  • Personio LogoPersonio
  • Sage HR LogoSage HR
  • Workday LogoWorkday

Einige Anbieter berechnen für ihre Schnittstelle eigene Gebühren.

Zu den Integrationen
Kollegin und Kollege aus Entgeltabrechnung und IT arbeiten gemeinsam am LaptopKI-generiertes Bild

Demo, 45 Minuten

Die Funktionen mit Beispieldaten ansehen

In einer Demo zeigen wir in 45 Minuten den Weg von der Stellenbewertung bis zum Entgeltbericht.
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Zwei Kollegen sehen gemeinsam auf ein TabletKI-generiertes Bild