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Gehaltsrunde

Gehaltsrunde: Wie verteilen Sie die Erhöhungen nach einer klaren Regel?

Die Gehaltsrunde ist die jährliche, dauerhafte Erhöhung des Grundgehalts. Nach einer Regel hängt der Satz jeder Person von ihrer Lage im Gehaltsband ab und, wenn Sie Leistung einbeziehen, von ihrer Leistungsstufe. paygaps rechnet daraus die Erhöhung je Person und die Kosten der Runde und zeigt, ob die Runde neue Unterschiede zwischen Frauen und Männern schafft.

Demo buchenWie eine Merit-Matrix funktioniert
Kosten der Runde3,1 %
Jonas, Controlling
prüft das Budget

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Gehaltsrunde erhöht das Grundgehalt dauerhaft, meist einmal im Jahr. Ein Bonus gehört nicht dazu.
  • Eine Merit-Matrix legt je Leistungsstufe und Lage im Gehaltsband einen Erhöhungssatz fest. Ohne Leistung hängt der Satz nur von der Lage im Band ab.
  • Das Budget ist die Summe aller Erhöhungen, als Anteil an der Summe der Grundgehälter. Die Sätze bestimmen, wie es sich verteilt.
  • Auch eine Regel kann neue Unterschiede zwischen Frauen und Männern schaffen. Das prüfen Sie vor der Entscheidung.
  • Nach Art. 6 der Richtlinie (EU) 2023/970 können Beschäftigte die Kriterien für die Entgeltentwicklung einsehen. Eine Matrix macht solche Kriterien sichtbar.
  • paygaps rechnet Erhöhung und Kosten. Eine bestehende Lücke behandeln Sie getrennt von der Runde.

Grundlagen

Was ist eine Gehaltsrunde?

Eine Gehaltsrunde ist die jährliche, dauerhafte Erhöhung des Grundgehalts für alle oder viele Beschäftigte.

  • Gehaltsrunde

    Gilt für alle nach einer Regel. Eine allgemeine Erhöhung, etwa als Inflationsausgleich, ist derselbe Satz in allen Feldern der Matrix.

  • Bonus

    Eine einmalige, variable Zahlung und ein eigener Vergütungsbestandteil. Im Entgeltbericht steht er getrennt vom Grundgehalt.

  • Einzelne Anpassung

    Hebt das Gehalt einer Person oder Gruppe an, etwa um eine Lücke zu beheben. Das Budget dafür ist getrennt von der Runde.

Merit-Matrix

Wie funktioniert eine Merit-Matrix?

Eine Merit-Matrix legt für jede Kombination aus Leistungsstufe und Lage im Gehaltsband einen Erhöhungssatz auf das Grundgehalt fest. Wer in derselben Stufe an derselben Stelle im Band steht, bekommt denselben Satz.

  • Spalten: die Lage im Gehaltsband, in vier Quartilen vom Minimum bis zum Maximum.
  • Zeilen: die Leistungsstufen aus Ihrer Beurteilung. Ohne Leistung hat die Matrix eine Zeile.
  • Felder: der Erhöhungssatz. Tief im Band steigt stärker, damit die Spanne nicht auseinanderläuft.
  • Grenze: keine Erhöhung über das Bandmaximum hinaus.

Ein Beispiel mit den Werten der Tabelle: Eine Person erfüllt die Erwartungen und liegt im 2. Quartil ihres Bands. Die Matrix sieht 3,0 % vor. Bei 50.000 € Grundgehalt im Jahr steigt es um 1.500 €.

Beispiel einer Merit-Matrix: Erhöhung auf das Grundgehalt je Leistungsstufe und Lage im Band. Beispielwerte.
Leistung / Lage im Band1. Quartil2. Quartil3. Quartil4. Quartil
Herausragend6,0 %5,0 %4,0 %3,0 %
Übertrifft Erwartungen5,0 %4,0 %3,0 %2,0 %
Erfüllt Erwartungen4,0 %3,0 %2,5 %1,5 %
Teilweise erfüllt2,0 %1,5 %1,0 %0,5 %
Unter Erwartung0,0 %0,0 %0,0 %0,0 %

Budget

Wie entsteht das Budget der Gehaltsrunde?

Das Budget ist die Summe aller Erhöhungen, ausgedrückt als Anteil an der Summe der Grundgehälter. Sie legen die Sätze fest, und daraus ergibt sich, was die Runde kostet. Haben Sie ein festes Ziel, ändern Sie alle Sätze mit demselben Faktor, bis die Summe passt. So bleibt das Verhältnis der Felder zueinander gleich.

Ein eigenes Budget je Abteilung ist dafür nicht nötig. Mit einer Matrix ergibt sich der Betrag einer Abteilung aus ihren Beschäftigten: aus Grundgehalt, Lage im Band und Leistungsstufe. Mit getrennten Budgets könnte dieselbe Lage und Leistung je nach Abteilung einen anderen Satz bekommen.

Entgeltgleichheit

Schafft die Gehaltsrunde neue Unterschiede?

Ja, das kann passieren, obwohl die Regel für alle gilt. Prüfen Sie vor der Entscheidung drei Stellen, an denen Unterschiede zwischen Frauen und Männern entstehen können.

  • Lage im Band

    Liegen Frauen und Männer im Mittel an verschiedenen Stellen ihres Bands, bekommen sie im Mittel verschiedene Sätze.

  • Leistungsstufen

    Sind die Stufen ungleich auf Frauen und Männer verteilt, wirkt sich das auf jede Erhöhung aus.

  • Abweichungen

    Kommen Abweichungen von der Regel öfter einem Geschlecht zugute, entsteht ein Unterschied, den die Matrix nicht zeigt.

Eine bestehende Lücke schließt die Gehaltsrunde nicht, denn die Matrix ist eine Regel für alle und kein Ausgleich für einzelne Gruppen. Eine Lücke in einer Vergleichsgruppe untersuchen Sie gesondert. Sie begründen sie, wo sachliche Gründe tragen, oder schließen sie mit einem Anpassungsplan aus eigenem Budget.

Abweichung

Wann darf eine Erhöhung von der Regel abweichen?

Eine Erhöhung darf abweichen, wenn ein sachlicher, geschlechtsneutraler Grund vorliegt und Sie ihn belegen können, etwa Berufserfahrung oder eine abgeschlossene Qualifikation. Halten Sie Kategorie und Begründung je Person schriftlich fest.

Wählen Sie Sätze nie danach, wie sie die Zahlen nach Geschlecht verändern. Dann würde das Geschlecht selbst zum Kriterium.

Art. 6

Verlangt die Richtlinie eine bestimmte Gehaltsrunde?

Nein, aber nach Art. 6 der Richtlinie (EU) 2023/970 können Beschäftigte nachlesen, nach welchen Kriterien Entgelt und Entgeltentwicklung festgelegt werden. Die Kriterien müssen objektiv und geschlechtsneutral sein. Eine Matrix mit festen Sätzen je Lage im Band und Leistungsstufe macht solche Kriterien sichtbar, und Sie können sie Beschäftigten zeigen. Von den Kriterien der Entgeltentwicklung dürfen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber unter 50 Beschäftigten ausnehmen.

Stand 06.11.2026: Die Richtlinie (EU) 2023/970 hätte bis zum 07.06.2026 umgesetzt sein müssen. Deutschland hat die Frist verpasst, ein Umsetzungsgesetz ist nicht beschlossen. Öffentliche Arbeitgeber sind seit dem 08.06.2026 unmittelbar gebunden, soweit die Pflichten klar genug bestimmt sind. Für private Arbeitgeber gilt bis zum Umsetzungsgesetz das Entgelttransparenzgesetz, ausgelegt im Licht der Richtlinie. Das Bundesfamilienministerium plant das Inkrafttreten für Anfang 2027, den neuen Auskunftsanspruch und die Berichtspflicht ab Juni 2028; beschlossen ist das nicht. Die Richtlinie selbst sieht erste Entgeltberichte bis zum 07.06.2027 vor (ab 150 Beschäftigten) und bis zum 07.06.2031 (100 bis 149 Beschäftigte). Keine Rechtsberatung.

Quellen: Richtlinie (EU) 2023/970 (EUR-Lex, ABl. L 132 vom 17.05.2023), Antwort der Bundesregierung, Drucksache 21/7026 (Deutscher Bundestag, 08.07.2026), Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verzögert sich (Haufe Personal, 01.06.2026), Was gilt nach dem 7. Juni 2026? (Noerr, 03.06.2026).

Ablauf

Wie planen Sie die Gehaltsrunde in paygaps?

Sie legen die Matrix fest, lesen Leistungsstufen ein, prüfen die Kosten, stimmen ab und halten die Runde fest. Die Gehaltsrunde liegt in paygaps unter Vergütung und rechnet mit denselben Gehaltsdaten wie Analyse und Gehaltsbänder.

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    Matrix festlegen

    Je Berichtsjahr legen Sie einen Entwurf an und tragen je Feld einen Satz ein. Der Schalter Leistungsachse fügt die Leistungsstufen als Zeilen hinzu. Gerechnet wird nur in Vergleichsgruppen mit freigegebenem Gehaltsband. Eine aktive Matrix ist festgeschrieben; für eine Änderung archivieren Sie sie und legen eine neue an.

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    Leistungsstufen einlesen

    Mit Leistungsachse importieren Sie die Stufen aus Ihrer Beurteilung als CSV- oder Excel-Datei mit Personalnummer und Stufe. paygaps bewertet niemanden; wer ohne Stufe bleibt, bekommt keine Empfehlung. Die Verteilung der Stufen auf Frauen und Männer bestätigen Sie vor dem Festhalten. Ab fünf Prozentpunkten Unterschied beim Anteil der obersten oder untersten Stufe setzt paygaps einen Hinweis.

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    Kosten und Wirkung prüfen

    Neben der Matrix steht, was die Runde kostet, in Euro und als Anteil an der Grundgehaltssumme, gerechnet auf die vertraglichen Stunden jeder Person. Dazu kommt, wie viele Personen am Bandmaximum enden. „Auf Budget skalieren“ bringt alle Felder mit demselben Faktor auf Ihr Zielbudget. Je Vergleichsgruppe zeigt paygaps die Lücke vor und nach der Runde.

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    Abweichen und abstimmen

    Für eine einzelne Person setzen Sie einen anderen Satz, mit Kategorie und Begründung als Pflicht. Eine Tafel stellt den mittleren Satz laut Regel und den wirksamen Satz je Geschlecht gegenüber. Die Empfehlungen geben Sie als Tabelle an die Führungskräfte, auf Wunsch je Abteilung und ohne Angabe des Geschlechts.

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    Festhalten und umsetzen

    Sie halten die Runde mit einem Stichtag fest. Je Person bleibt die Empfehlung mit Regel und Abweichung als Nachweis gespeichert, und bei einer Erhöhung entsteht ein Anpassungsantrag, der geprüft und genehmigt wird. Markieren Sie ihn als umgesetzt, gilt das neue Grundgehalt ab dem Stichtag. An die Lohnabrechnung übertragen Sie es selbst.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zur Gehaltsrunde

Zu Bonus, Bandgrenzen, Betriebsrat und Leistungsstufen.

Nein. Ein Bonus ist eine einmalige, variable Zahlung und ein eigener Vergütungsbestandteil. Im Entgeltbericht stehen variable Bestandteile getrennt vom Grundgehalt (Art. 9 Abs. 1 Buchst. b, d, e und g der Richtlinie (EU) 2023/970). Die Gehaltsrunde in paygaps erhöht nur das Grundgehalt und verteilt keine Boni.

Wer unter dem Minimum liegt, zählt zum 1. Quartil und bekommt dessen Satz. Bis zum Minimum hebt die Runde niemanden von selbst an; paygaps weist in der Empfehlung darauf hin. Eine Anhebung legen Sie als eigene Einzelanpassung an, die wie jede andere genehmigt wird.

Allgemeine Beurteilungsgrundsätze brauchen die Zustimmung des Betriebsrats (§ 94 Abs. 2 BetrVG). Die Regeln, nach denen Sie Erhöhungen verteilen, können als betriebliche Lohngestaltung mitbestimmungspflichtig sein (§ 87 Abs. 1 Nr. 10 BetrVG). In paygaps tragen Sie zur Runde die Beurteilungsgrundlage ein, etwa die Betriebsvereinbarung. Der Betriebsrat sieht in seinem Portal die Verteilung der Leistungsstufen nach Geschlecht als Zusammenfassung, nie die Stufe einer einzelnen Person. Das Betriebsrat-Portal gibt es ab dem Tarif Business.

Die importierten Stufen gehören zur Runde und werden mit ihrem Abschluss gelöscht. Die Empfehlung je Person behält ihre Stufe als Nachweis. Vom Import bleiben nur Zahlen und Zuordnung, ohne Bezug zu einzelnen Personen.

Über die Kriterien der Entgeltentwicklung, die Sie in paygaps einmal je Organisation hinterlegen; ohne sie erzeugt paygaps keine Auskunft. Ist für das Berichtsjahr eine Gehaltsrunde aktiv, übernimmt „Aus der Gehaltsrunde übernehmen“ die Lage im Band als Kriterium in das Feld Gehaltsentwicklung, bei einer Matrix mit Leistungsachse auch die Leistung samt Beurteilungsgrundlage.

Quellen

Quellen und weiterführende Links

Aktualisiert am

Leon Sittel, Co-Founder & CEO von paygaps

Kontakt

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Wir sprechen über Ihren aktuellen Stand bei der Entgelttransparenz, über Ihre Datenquellen und über Besonderheiten wie Tarifverträge oder einen Betriebsrat. Danach wissen Sie, ob paygaps zu Ihnen passt.

Leon Sittel

Co-Founder & CEO

leon.sittel@paygaps.de

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