Entgelttransparenz Software
Entgelttransparenz Tool: Welche Software passt zu Ihnen?
Ein Entgelttransparenz Tool ist eine Software, die Arbeitgeber bei den Pflichten aus der Richtlinie (EU) 2023/970 und dem Entgelttransparenzgesetz unterstützt: Stellen bewerten, Entgeltlücke messen, Auskünfte beantworten, berichten. Das Angebot reicht von kostenlosen Instrumenten des Bundes bis zu Software mit Anbindung an Ihr Lohnsystem.
Aufgaben nach der Richtlinie
- Gleichwertige Arbeit bestimmenArt. 4
- Entgelt vor der Einstellung nennenArt. 5
- Kriterien zugänglich machenArt. 6
- Auskunft gebenArt. 7
- BerichtenArt. 9
- Lücken je Gruppe bearbeitenArt. 10
- Nachweise bereithaltenArt. 18
Das Wichtigste in Kürze
- Ein Entgelttransparenz Tool hilft, Stellen zu bewerten, die Lücke je Gruppe zu messen, Auskünfte zu beantworten und den Bericht nach Art. 9 zu erstellen.
- Es gibt sechs Arten: kostenlose Instrumente des Bundes, eigene Tabellen, Spezialsoftware, Software von der Stellenbewertung bis zum Bericht, Module von HR-Plattformen und Beratung mit eigenem Tool.
- Ob ein eigenes Tool oder die HR-Suite besser passt, hängt davon ab, ob die Suite analytisch bewerten kann und alle Angaben nach Art. 9 ausgibt.
- Je Person braucht ein Tool vier Angaben: Geschlecht, Stelle, Wochenstunden und Entgelt nach Bestandteilen.
Aufgaben
Welche Aufgaben kann ein Tool abdecken?
Ein Tool kann sieben Aufgaben aus der Richtlinie (EU) 2023/970 abdecken. Prüfen Sie, welche bei Ihnen offen bleiben.
| Aufgabe | Fundstelle | Was das Tool leisten muss | In paygaps |
|---|---|---|---|
| Gleichwertige Arbeit bestimmen | Art. 4 | Stellen nach objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien bewerten und zu Gruppen zusammenfassen. | Stellenbewertung, Vergleichsgruppen |
| Entgelt vor der Einstellung nennen | Art. 5 | Einstiegsentgelt oder Spanne je Stelle bereithalten. | Gehaltsbänder |
| Kriterien zugänglich machen | Art. 6 | Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung festhalten. | Stellenarchitektur, Gehaltsrunde |
| Auskunft geben | Art. 7 | Anfragen mit Frist verfolgen und Vergleichswerte je Geschlecht rechnen, ohne einzelne Gehälter preiszugeben. | Auskunft |
| Berichten | Art. 9 | Die sieben Angaben a bis g aus den Gehaltsdaten rechnen und ausgeben. | Entgeltbericht |
| Lücken je Gruppe bearbeiten | Art. 10 | Lücke je Gruppe zeigen, Begründung und Behebung festhalten. | Analyse |
| Nachweise bereithalten | Art. 18 | Art. 18 schreibt keine Aufbewahrung vor, verlagert aber die Beweislast. Darum Entscheidungen mit Person und Datum festhalten. | Verlauf und Änderungsprotokoll |
Überblick
Welche Arten von Tools gibt es?
Unternehmen in Deutschland können zwischen kostenlosen Instrumenten, eigenen Tabellen und kommerzieller Software wählen. Die folgende Einteilung ist unsere eigene.
| Art | Wofür sie passt | Worauf Sie achten sollten |
|---|---|---|
| Kostenlose Instrumente des Bundes, etwa EG-Check und COMPASS-W | Für die Prüfung des Entgeltsystems und die Einordnung von Tätigkeiten. Der EG-Check wurde 2026 an die Richtlinie angepasst. | Beim EG-Check tragen Sie die Daten selbst ein. Einen Bericht nach Art. 9 beschreiben die Anbieter nicht. |
| Eigene Tabellen | Für wenige Stellen und eine einmalige Rechnung. | Formeln, Zugriffsrechte und Nachweise pflegen Sie selbst. Mehr dazu unter paygaps oder Excel. |
| Spezialsoftware für Entgeltgleichheit | Wenn Stellenbewertung und Gruppen schon stehen und vor allem die Analyse fehlt. | Fragen Sie, ob die Methodik an die Richtlinie angepasst ist und ob es Support auf Deutsch gibt. |
| Software von der Stellenbewertung bis zum Bericht | Wenn Sie die Stellenstruktur erst aufbauen oder neu ordnen. Zu dieser Art gehört paygaps. | Bei solchen Lösungen kann ein Wechsel vom Altsystem nötig sein. Prüfen Sie, was Sie weiterverwenden können und wie die Daten aus Ihrem Lohn- oder HR-System ankommen. |
| Modul einer HR-Plattform | Wenn die Plattform Ihre Entgeltdaten vollständig führt. | Prüfen Sie, ob das Modul analytisch bewerten kann und alle Angaben nach Art. 9 ausgibt. |
| Beratung mit eigenem Tool | Wenn Sie die Erstanalyse und die Deutung der Ergebnisse begleitet haben möchten. | Klären Sie, ob Sie Auswertungen später ohne externe Hilfe wiederholen können. |
Wie sich die kostenlosen Instrumente unterscheiden, zeigt der Überblick im Gender Pay Gap Tool. Zu Tabellen steht mehr unter paygaps oder Excel.
Entscheidung
Eigenständiges Tool oder Modul der HR-Suite?
Ein Modul der HR-Suite reicht, wenn es analytisch bewerten kann, alle Angaben nach Art. 9 ausgibt und Ihre Suite die Entgeltdaten vollständig führt. Fehlt eines davon, kommt ein eigenständiges Tool in Frage.
- Für die Suite spricht: Die Daten liegen schon dort, und die Auswertung steht neben anderen HR-Kennzahlen.
- Für ein eigenes Tool spricht: Führen Sie Stellen und Vergütung in getrennten Systemen, oder liegt die Lohnabrechnung außer Haus, muss ein Tool ohnehin mehrere Quellen zusammenführen.
- Eine zweite Meinung: Berater von Deloitte empfehlen in der Personalwirtschaft eigens dafür gebaute Tools, eingebunden in die HR-Systeme oder als Stand-alone-Lösung für eine erste Standortbestimmung. Eine Umsetzung außerhalb bestehender Systeme halten sie aus Sicht von Kapazität, Datenschutz und Compliance nicht für empfehlenswert.
- Das sollten Sie in beiden Fällen klären: Woher kommen die Bestandteile des Entgelts, wer darf die Ergebnisse sehen, und wie kommen die Zahlen in den Bericht?
So ist paygaps aufgebaut
paygaps ist ein eigenständiges Tool und übernimmt die Daten aus Ihrem System: DATEV Lodas sowie Lohn und Gehalt, Personio, HR WORKS, Workday, Sage HR, SAP SuccessFactors® oder per CSV und Excel. Was jede Anbindung liefert, steht unter Integrationen.
Zu den IntegrationenAuswahl
Worauf sollten Sie bei der Auswahl achten?
Achten Sie darauf, ob das Tool die Stellen bewerten kann, nachvollziehbar rechnet und seine Ergebnisse belegt. Diese sechs Fragen helfen im Anbietergespräch. Ausführlich steht das im Artikel Entgelttransparenz Software auswählen.
Stellenbewertung
Bewertet das Tool analytisch nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen, oder setzt es fertige Gruppen voraus?
Rechnung
Rechnet es Teilzeit auf Vollzeit um, zeigt es Mittelwert und Median, und können Sie die Methode nachlesen?
Auskunft
Verfolgt es die Frist je Anfrage und friert es die Werte zum Eingangsdatum ein?
Bericht
Gibt es alle Angaben von Art. 9 Abs. 1 Buchst. a bis g aus, und in welchem Format?
Nachweis
Bleibt festgehalten, wer was wann bewertet, begründet oder bestätigt hat?
Daten und Datenschutz
Welche Schnittstellen gibt es, wo liegen die Daten, und wie schützt es kleine Gruppen?
Daten
Welche Daten braucht ein Tool?
Je beschäftigter Person braucht ein Tool vier Angaben. Für eine bereinigte Lücke kommen weitere Merkmale wie die Berufserfahrung dazu. Wie Sie die Daten vorbereiten, beschreibt der Artikel Entgeltanalyse vorbereiten.
Geschlecht
Für den Vergleich zwischen Frauen und Männern.
Stelle
Über die Stellenbewertung ergibt sie die Gruppe gleichwertiger Arbeit.
Wochenstunden
Für die Umrechnung von Teilzeit auf Vollzeit.
Entgelt nach Bestandteilen
Grundgehalt sowie Bonus, Zulagen und Prämien, brutto.
Ablauf
Wie starten Sie mit paygaps?
Sie legen die Grundregeln fest, übernehmen die Daten, bewerten die Stellen und werten dann aus. Die Einrichtung in paygaps führt durch diese Reihenfolge.
- 1
Regeln festlegen
Sie tragen Firmendaten und Unternehmensgröße ein und legen Regelarbeitszeit und Vergütungsbestandteile fest.
- 2
Daten übernehmen
Sie laden eine CSV- oder Excel-Datei oder binden Ihr Lohn- oder HR-System an. paygaps nennt danach, was die Lücke verfälschen würde, etwa Personen ohne Geschlecht oder Grundgehalt.
- 3
Stellen prüfen und bewerten
Sie prüfen den Stellenkatalog und bestätigen die Gewichtung. paygaps schlägt Bewertungen vor, Sie prüfen und geben frei.
- 4
Gruppen und Bänder bilden
Aus den freigegebenen Punkten entstehen die Vergleichsgruppen. Je Gruppe legen Sie ein Gehaltsband fest und geben es frei.
- 5
Auswerten und berichten
paygaps rechnet die Lücke je Gruppe. Lücken begründen Sie oder beheben sie mit einem Anpassungsplan. Auskünfte und Bericht entstehen aus denselben Daten.
Zeitpunkt
Wann brauchen Sie ein Tool?
Sobald Sie regelmäßig Auskünfte beantworten oder berichten müssen. Öffentliche Arbeitgeber sind schon an die Richtlinie gebunden, für private gilt bis zum Umsetzungsgesetz das Entgelttransparenzgesetz. Welche Pflichten Sie treffen, zeigt der Betroffenheits-Check.
Stand 06.11.2026: Die Richtlinie (EU) 2023/970 hätte bis zum 07.06.2026 umgesetzt sein müssen. Deutschland hat die Frist verpasst, ein Umsetzungsgesetz ist nicht beschlossen. Öffentliche Arbeitgeber sind seit dem 08.06.2026 unmittelbar gebunden, soweit die Pflichten klar genug bestimmt sind. Für private Arbeitgeber gilt bis zum Umsetzungsgesetz das Entgelttransparenzgesetz, ausgelegt im Licht der Richtlinie. Das Bundesfamilienministerium plant das Inkrafttreten für Anfang 2027, den neuen Auskunftsanspruch und die Berichtspflicht ab Juni 2028; beschlossen ist das nicht. Die Richtlinie selbst sieht erste Entgeltberichte bis zum 07.06.2027 vor (ab 150 Beschäftigten) und bis zum 07.06.2031 (100 bis 149 Beschäftigte). Keine Rechtsberatung.
Quellen: Richtlinie (EU) 2023/970 (EUR-Lex, ABl. L 132 vom 17.05.2023), Antwort der Bundesregierung, Drucksache 21/7026 (Deutscher Bundestag, 08.07.2026), Umsetzung der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verzögert sich (Haufe Personal, 01.06.2026), Was gilt nach dem 7. Juni 2026? (Noerr, 03.06.2026).
Häufige Fragen
Häufige Fragen zum Entgelttransparenz Tool
Zu Größe, Kosten und Grenzen.
Ja. In paygaps enthält der Tarif Enterprise bis zu 1.000 Beschäftigte und eine Tochtergesellschaft. Mehr Beschäftigte und weitere Töchter kommen gegen Aufpreis laut Angebot hinzu.
In paygaps ja. Die Konzern-Übersicht fasst die Tochtergesellschaften eines Verbunds zusammen, nur zum Lesen. Die Daten bleiben in der jeweiligen Tochter, und je Tochter rechnet paygaps die unbereinigte Lücke nach derselben Regel. Die Konzern-Übersicht gehört zum Tarif Enterprise.
Nein. Die Pflichten bleiben beim Arbeitgeber, auch mit Tool. Art. 23 der Richtlinie verlangt von den Mitgliedstaaten Sanktionen, darunter Geldbußen, und Art. 16 verlangt einen Anspruch der Beschäftigten auf Schadensersatz. Wie hoch Bußgelder in Deutschland ausfallen, steht erst im Umsetzungsgesetz.
Nein. Software zeigt, in welchen Gruppen eine Lücke besteht, und hält Begründung und Anpassungsplan fest. Die Gehälter ändern Sie selbst.
EG-Check und COMPASS-W sind kostenlos. paygaps hat drei Tarife nach Zahl der Beschäftigten, den Preis nennen wir auf Anfrage. Nach der Demo testen Sie 14 Tage kostenlos und ohne Zahlungsdaten.
Nein. Ein Tool liefert Zahlen und Abläufe. Ob eine Lücke gerechtfertigt ist oder eine Regel für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie im Zweifel mit einer Kanzlei und mit Ihrer Arbeitnehmervertretung.
Quellen
Quellen und weiterführende Links
- eur-lex.europa.euRichtlinie (EU) 2023/970 zur EntgelttransparenzArt. 4 bis 7, 9, 10, 16, 18 und 23: Pflichten, Schadensersatz, Beweislast und Sanktionen
- personalwirtschaft.deIhr Weg zur Entgelttransparenz: Empfehlungen für die technische UmsetzungPeter Devlin und Norbert Habeck (Deloitte), Personalwirtschaft, 07.10.2025
- bmbfsfj.bund.deInstrumente zur Prüfung der EntgeltgleichheitÜbersicht des Bundesgleichstellungsministeriums, Stand 09.03.2026
Aktualisiert am
Kontakt
Lassen Sie uns über Ihren Fall sprechen.
Wir sprechen über Ihren aktuellen Stand bei der Entgelttransparenz, über Ihre Datenquellen und über Besonderheiten wie Tarifverträge oder einen Betriebsrat. Danach wissen Sie, ob paygaps zu Ihnen passt.