paygaps

Projektplan und Checkliste

Entgelttransparenz umsetzen: der Projektplan in 5 Phasen.

Mit 500 Beschäftigten rechnen Sie mit rund 16 Wochen, in fünf Phasen: aufsetzen, Daten aufbauen, Stellen bewerten, Lücken begründen, in den Regelbetrieb gehen. Der Plan nennt je Schritt Meilenstein und Beteiligte, die Checkliste die Fundstellen der Richtlinie.

Projektplan herunterladenDemo buchen

Richtlinie (EU) 2023/970 · Stand 27.09.2026: Umsetzungsgesetz in Deutschland steht aus

Ziel nach KW 16Berichtsfähig

Fünf Phasen

Schritt für Schritt zur Entgelttransparenz

Das Vorgehen folgt der Logik der Richtlinie: Entgelt wird nur bei gleicher oder gleichwertiger Arbeit verglichen. Deshalb erst die Daten, dann die Stellen, dann der Vergleich.

  1. 01

    Aufsetzen

    Kick-off im Projektteam. Sie legen den Umfang fest, klären, welche Gesellschaften und Standorte dazugehören, und bestimmen, wer aus HR, Payroll, Führung und Arbeitnehmervertretung wann eingebunden wird.

    • Umfang festlegen: Gesellschaften, Standorte, Abrechnungssysteme
    • Rollen und Verantwortlichkeiten benennen
    • Betriebsrat frühzeitig informieren
    KW 1
    MeilensteinProjektauftrag steht

    Beteiligt: HR

  2. 02

    Datenaufbau

    Alle Beschäftigten mit Geschlecht und Beschäftigungsumfang, dazu sämtliche Vergütungsbestandteile je Person: vom Grundentgelt über Boni und Zulagen bis zu Sachleistungen wie dem Dienstwagen. Strukturiert erfasst, importiert und auf Plausibilität geprüft.

    • Stammdaten zusammentragen: Personalnummer, Geschlecht, Stelle
    • Merkmale anreichern: Berufserfahrung, Standort, Eintrittsdatum, Qualifikation, Wochenarbeitszeit
    • Vergütungsbestandteile prüfen: Jahresentgelt, Bonus, Zulagen, Benefits
    • Import in paygaps und Plausibilitätsprüfung
    KW 1 bis 4
    MeilensteinGeprüfte Datenbasis in paygaps

    Beteiligt: HR, Payroll

  3. 03

    Stellen und analytische Bewertung

    Jede Stelle bekommt ein Stellenprofil, direkt in paygaps beschrieben oder als PDF hochgeladen. Auf dieser Grundlage bewerten Sie jede Stelle analytisch nach den vier Kriterien der Richtlinie: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Auf Wunsch macht paygaps dazu einen Vorschlag, den Sie prüfen und anpassen. Führungskräfte und Betriebsrat bewerten oder prüfen Stellen über die Stellenprüfung.

    • Stellenliste konsolidieren und Dubletten bereinigen
    • Stellenprofile erstellen oder als PDF hochladen
    • Analytische Bewertung nach den vier Kriterien aus Art. 4 Abs. 4
    • Prüfung anfordern: Führungskräfte oder Betriebsrat bewerten oder prüfen, die Freigabe hält die geprüfte Fassung fest
    • Sub-Faktoren prüfen und Bewertung kalibrieren
    KW 5 bis 9
    MeilensteinAlle Stellen analytisch bewertet

    Beteiligt: HR, Führungskräfte, Betriebsrat

  4. 04

    Vergleichsgruppen und Begründung

    Bewertete Stellen werden Vergleichsgruppen zugeordnet, damit gleichwertige Arbeit sichtbar wird. Die Analyse zeigt die Entgeltlücke je Gruppe; Abweichungen begründen Sie mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien wie Betriebszugehörigkeit oder Leistungsbeurteilung.

    • Bewertete Stellen den Vergleichsgruppen zuordnen
    • Entgeltlücke je Vergleichsgruppe analysieren
    • Abweichungen mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien begründen
    KW 10 bis 13
    MeilensteinAnalyse liegt vor, Abweichungen begründet

    Beteiligt: HR, Führungskräfte

  5. 05

    Regelbetrieb

    Aus dem Projekt wird Routine: Daten aktuell halten, neue Stellen bewerten, Begründungen pflegen. Dazu der Prozess für die jährliche Information über den Auskunftsanspruch, ein Probelauf der Auskunft, bevor die erste Anfrage kommt, und ein Probelauf des Entgeltberichts.

    • Prozesse für Datenpflege, Bewertung neuer Stellen und monatliches Monitoring festlegen
    • Jährliche Information der Beschäftigten über den Auskunftsanspruch aufsetzen
    • Probelauf von Auskunft und Entgeltbericht, dann live gehen
    KW 14 bis 16
    MeilensteinBerichtsfähigkeit hergestellt

    Beteiligt: HR, Kommunikation

Rund 16 Wochen für ein Unternehmen mit 500 Beschäftigten, bei überschaubarem laufendem Aufwand im Team. Wie lange es bei Ihnen dauert, hängt vor allem von der Anzahl unterschiedlicher Stellenprofile und der Qualität vorhandener Stellenbeschreibungen ab.

Reihenfolge

Warum die Bewertung der Stellen vor der Analyse steht

Eine Entgeltlücke ist nur zwischen gleichwertigen Stellen aussagekräftig. Welche Stellen gleichwertig sind, ergibt erst die Bewertung nach Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Wer mit der Analyse beginnt, vergleicht Gruppen, die noch nach Stellennamen oder Abteilungen gebildet sind, und muss die Rechnung nach der Bewertung wiederholen.

Deshalb liegen im Plan die Phasen Datenaufbau und Stellenbewertung vor den Vergleichsgruppen. Wie die Bewertung zu Punkten und Gruppen führt, beschreibt die Methodik.

Rechtlicher Hinweis, Stand 29.09.2026: Die Richtlinie (EU) 2023/970 hätte bis zum 7. Juni 2026 umgesetzt sein müssen. Deutschland hat die Frist verpasst, ein Umsetzungsgesetz liegt noch nicht vor. Öffentliche Arbeitgeber sind seit dem 8. Juni 2026 unmittelbar gebunden; für private Arbeitgeber gilt bis dahin das Entgelttransparenzgesetz. Die ersten Entgeltberichte sind nach der Richtlinie bis zum 7. Juni 2027 fällig (ab 150 Beschäftigten), für 100 bis 149 Beschäftigte bis zum 7. Juni 2031. Die Angaben ersetzen keine Rechtsberatung.

Beteiligte

Wen Sie im Projekt brauchen

  • HR

    steuert das Projekt und pflegt die Daten

  • Payroll

    liefert Entgeltdaten und Lohnarten

  • Führungskräfte

    bewerten oder prüfen Stellen über die Stellenprüfung

  • Betriebsrat

    wird früh eingebunden, bewertet oder prüft Stellen über die Stellenprüfung

Checkliste

Checkliste zur Richtlinie: was vorher stehen sollte

Was in Ihrem Unternehmen schon steht, haken Sie ab. Jeder offene Punkt ist ein konkreter Arbeitsauftrag für Ihr Projekt, mit der Fundstelle in der Richtlinie (EU) 2023/970.

Unsicher, ob und ab wann Sie betroffen sind? Der Schnell-Check beantwortet das in einer Minute, die Pflichten und Fristen im Einzelnen stehen im Leitfaden zur Richtlinie.

  • Ein Prozess ist eingeführt, der sicherstellt, dass Beschäftigte einmal jährlich über ihren Auskunftsanspruch unterrichtet werden.

    Art. 7 Abs. 3 der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Auskunftsersuchen von Beschäftigten können innerhalb von zwei Monaten vollständig beantwortet werden.

    Art. 7 Abs. 4 der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Das Recruiting-Team ist darauf geschult, Entgeltspannen vor dem ersten Gespräch zu nennen, etwa in der Stellenanzeige.

    Art. 5 Abs. 1 der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Das Recruiting-Team fragt Bewerbende nicht mehr nach dem Entgelt aus dem bisherigen Arbeitsverhältnis.

    Art. 5 Abs. 2 der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen sind geschlechtsneutral formuliert, das Einstellungsverfahren wird nichtdiskriminierend geführt.

    Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Die Kriterien für Entgeltfestlegung und Entgeltentwicklung sind dokumentiert und für Beschäftigte leicht zugänglich.

    Art. 6 der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Jede Stelle hat ein Stellenprofil und ist analytisch nach den vier Kriterien bewertet: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen.

    Art. 4 Abs. 4 der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Vergleichsgruppen für gleiche und gleichwertige Arbeit sind gebildet, die Entgeltlücke je Gruppe ist analysiert.

    Art. 4 der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Entgeltunterschiede innerhalb der Vergleichsgruppen sind mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien dokumentiert begründet.

    Art. 10 Abs. 1 Buchst. b der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Ein Prozess für regelmäßige Entgeltberichte ist vorbereitet, verpflichtend ab 100 Beschäftigten und gestaffelt nach Größe.

    Art. 9 der Richtlinie (EU) 2023/970

  • Ein laufendes Monitoring ist etabliert: Daten aktuell halten, neue Stellen bewerten, Begründungen pflegen.

  • Der Betriebsrat oder die Arbeitnehmervertretung ist informiert und in das Vorgehen eingebunden.

Kostenloser Download

Projektplan und Checkliste

Bereiten Sie Ihr Projekt intern vor. Die Unterlagen stehen sofort nach dem Absenden bereit, ohne Wartezeit und ohne Bestätigungsmail.

  • Exemplarischer Projektverlauf
    Fünf Meilensteine über 16 Kalenderwochen, mit Verantwortlichen je Teilaufgabe.
  • Balkenplan in Kalenderwochen
    Ein Ausschnitt aus der Projektplan-Vorlage, mit Aufgaben, Wochen und Verantwortlichen.
  • Pflichten-Checkliste mit Fundstellen
    Zwölf Punkte zur Richtlinie (EU) 2023/970 zum Abhaken, mit Artikelangabe.

Umsetzungspaket anfordern

Pflichtfelder sind mit * markiert. Der Download steht direkt im Anschluss bereit.

Mit dem Absenden willigen Sie ein, dass wir Sie zum Thema Entgelttransparenz kontaktieren dürfen. Sie können dem jederzeit widersprechen. Einzelheiten in der Datenschutzerklärung.

Häufige Fragen

Fragen zur Umsetzung

Das ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Manche Projekte sind in wenigen Wochen umgesetzt, andere brauchen mehrere Monate. Entscheidend sind die Anzahl unterschiedlicher Stellenprofile, die Qualität vorhandener Stellenbeschreibungen und die Zahl der Abrechnungssysteme. Der Beispielplan auf dieser Seite rechnet mit rund 16 Kalenderwochen für ein Unternehmen mit 500 Beschäftigten.

Eine Liste aller Beschäftigten mit Geschlecht und Beschäftigungsumfang sowie alle Vergütungsbestandteile je Person: Grundentgelt, variable Vergütung, Zulagen und Sachleistungen wie den Dienstwagen. Dazu Merkmale wie Standort, Betriebszugehörigkeit und Wochenarbeitszeit, die später als objektive Begründung für Entgeltunterschiede dienen.

HR steuert das Projekt und pflegt die Daten, Payroll liefert Entgeltdaten und Lohnarten. Führungskräfte und Betriebsrat bewerten oder prüfen Stellen über die Stellenprüfung: HR fordert die Prüfung in paygaps an, eine Freigabe hält fest, wer welche Fassung wann geprüft hat. Der Betriebsrat wird außerdem frühzeitig informiert.

Nicht zwingend. Im ersten Schritt geht es darum, Entgeltunterschiede innerhalb von Vergleichsgruppen sichtbar zu machen und mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien zu begründen, etwa Betriebszugehörigkeit oder Leistungsbeurteilung. Erst nicht begründbare Abweichungen erfordern Maßnahmen.

Die Richtlinie vergleicht Entgelte innerhalb gleicher und gleichwertiger Arbeit. Welche Stellen gleichwertig sind, ergibt sich erst aus der Bewertung nach den vier Kriterien Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Wer zuerst rechnet, vergleicht Gruppen, die noch keine gleichwertige Arbeit abbilden.

Entgelttransparenz ist ein laufender Prozess: Daten aktualisieren, neue Stellen bewerten, Begründungen pflegen. In der Praxis empfiehlt sich ein mindestens monatliches Monitoring. Dazu kommen die jährliche Information der Beschäftigten über ihren Auskunftsanspruch und die Berichtsfähigkeit für die gesetzlichen Fristen.

Demo, 45 Minuten

Den Projektplan an Ihrem Unternehmen besprechen

In einer Demo von 45 Minuten zeigen wir paygaps und skizzieren, wie die fünf Phasen bei Ihrer Größe und Datenlage aussehen.
Demo-Termin buchenUnterlagen herunterladen
Zwei Kollegen sehen gemeinsam auf ein TabletKI-generiertes Bild