Das Vorgehen folgt der Reihenfolge, die die Richtlinie vorgibt: erst die Daten, dann die Stellen, dann der Vergleich. So entsteht eine Umsetzung, die den Vorgaben standhält und im Alltag funktioniert.
Kick-off mit Ihrem festen Ansprechpartner. Sie legen den Umfang fest, klären, welche Gesellschaften und Standorte dazugehören, und bestimmen, wer aus HR, Payroll, Führung und Arbeitnehmervertretung wann eingebunden wird.
Alle Beschäftigten mit Geschlecht und Beschäftigungsumfang, dazu sämtliche Vergütungsbestandteile je Person: vom Grundentgelt über Boni und Zulagen bis zu Sachleistungen wie dem Dienstwagen. Strukturiert erfasst, importiert und gemeinsam auf Plausibilität geprüft.
Jede Stelle bekommt ein Stellenprofil, direkt in Paygaps beschrieben oder als PDF hochgeladen. Auf dieser Grundlage bewerten Sie jede Stelle analytisch nach den vier Kriterien der Richtlinie: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Paygaps liefert dazu einen Bewertungsvorschlag, den Sie prüfen und anpassen.
Bewertete Stellen werden Vergleichsgruppen zugeordnet, damit gleichwertige Arbeit sichtbar wird. Die Gap-Analyse zeigt die Abweichungen, die Sie mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien wie Betriebszugehörigkeit oder Leistungsbeurteilung dokumentiert begründen.
Aus dem Projekt wird Routine: Daten aktuell halten, neue Stellen bewerten, Begründungen pflegen. Dazu der Prozess für die jährliche Information über den Auskunftsanspruch und ein Testlauf der Berichtsfähigkeit, bevor die erste Anfrage kommt.
Rund 16 Wochen für ein Unternehmen mit 500 Beschäftigten, bei überschaubarem laufendem Aufwand im Team. Wie lange es bei Ihnen dauert, hängt vor allem von der Anzahl unterschiedlicher Stellenprofile und der Qualität vorhandener Stellenbeschreibungen ab.
Beispielhafter Verlauf über 16 Kalenderwochen. Die Vorlage zum Anpassen ist Teil des Umsetzungspakets.
Während der gesamten Umsetzung steht Ihnen ein fester Ansprechpartner aus dem Customer Success Team zur Seite, der die Anforderungen der Richtlinie mit Ihnen in das System übersetzt.
Zum Start erstellen wir gemeinsam Ihren Projektplan und stimmen ihn auf Ihre Strukturen ab: Standorte, Gesellschaften, Abrechnungssysteme und Besonderheiten wie Tarifbindung oder Betriebsrat.
In jeder Phase arbeiten Sie auf einen klar benannten Meilenstein hin. So wissen Sie jederzeit, wo Sie stehen und was als Nächstes kommt. Wie wir dabei rechnen, steht in unserer Methodik.
Was in Ihrem Unternehmen schon steht, haken Sie ab. Jeder offene Punkt ist ein konkreter Arbeitsauftrag für Ihr Projekt, mit der Fundstelle in der Richtlinie (EU) 2023/970.
Ein Prozess ist eingeführt, der sicherstellt, dass Beschäftigte einmal jährlich über ihren Auskunftsanspruch unterrichtet werden.
Art. 7 Abs. 3 der Richtlinie (EU) 2023/970
Auskunftsersuchen von Beschäftigten können innerhalb von zwei Monaten vollständig beantwortet werden.
Art. 7 Abs. 4 der Richtlinie (EU) 2023/970
Das Recruiting-Team ist darauf geschult, Entgeltspannen vor oder im ersten Gespräch zu nennen.
Art. 5 Abs. 1 der Richtlinie (EU) 2023/970
Das Recruiting-Team fragt Bewerbende nicht mehr nach dem Entgelt aus dem bisherigen Arbeitsverhältnis.
Art. 5 Abs. 2 der Richtlinie (EU) 2023/970
Stellenausschreibungen und Berufsbezeichnungen sind geschlechtsneutral formuliert, das Einstellungsverfahren wird nichtdiskriminierend geführt.
Art. 5 Abs. 3 der Richtlinie (EU) 2023/970
Die Kriterien für Entgeltfestlegung und Entgeltentwicklung sind dokumentiert und für Beschäftigte leicht zugänglich.
Art. 6 der Richtlinie (EU) 2023/970
Jede Stelle hat ein Stellenprofil und ist analytisch nach den vier Kriterien bewertet: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen.
Art. 4 Abs. 4 der Richtlinie (EU) 2023/970
Vergleichsgruppen für gleiche und gleichwertige Arbeit sind gebildet, eine Gap-Analyse liegt vor.
Art. 4 der Richtlinie (EU) 2023/970
Entgeltunterschiede innerhalb der Vergleichsgruppen sind mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien dokumentiert begründet.
Art. 18 der Richtlinie (EU) 2023/970
Ein Prozess für regelmäßige Entgeltberichte ist vorbereitet, verpflichtend ab 100 Beschäftigten und gestaffelt nach Größe.
Art. 9 der Richtlinie (EU) 2023/970
Ein laufendes Monitoring ist etabliert: Daten aktuell halten, neue Stellen bewerten, Begründungen pflegen.
Der Betriebsrat oder die Arbeitnehmervertretung ist informiert und in das Vorgehen eingebunden.
Unsicher, ob und ab wann Sie betroffen sind? Der Schnell-Check beantwortet das in einer Minute, die Pflichten und Fristen im Einzelnen stehen im Leitfaden zur Richtlinie.
Bereiten Sie Ihr Projekt intern vor. Die Unterlagen stehen sofort nach dem Absenden bereit, ohne Wartezeit und ohne Bestätigungsmail.
Das ist von Unternehmen zu Unternehmen sehr unterschiedlich. Manche Projekte sind in wenigen Wochen umgesetzt, andere brauchen mehrere Monate. Entscheidend sind die Anzahl unterschiedlicher Stellenprofile, die Qualität vorhandener Stellenbeschreibungen und die Zahl der Abrechnungssysteme. Der Beispielplan auf dieser Seite rechnet mit rund 16 Kalenderwochen für ein Unternehmen mit 500 Beschäftigten.
Eine Liste aller Beschäftigten mit Geschlecht und Beschäftigungsumfang sowie alle Vergütungsbestandteile je Person: Grundentgelt, variable Vergütung, Zulagen und Sachleistungen wie den Dienstwagen. Dazu Merkmale wie Standort, Betriebszugehörigkeit und Wochenarbeitszeit, die später als objektive Begründung für Entgeltunterschiede dienen.
HR steuert das Projekt und pflegt die Daten, Payroll liefert Entgeltdaten und Lohnarten, Führungskräfte liefern Input zu den Stellenprofilen. Der Betriebsrat wird frühzeitig informiert und eingebunden. Ein fester Ansprechpartner aus dem Customer Success Team von Paygaps begleitet jeden Meilenstein.
Nicht zwingend. Im ersten Schritt geht es darum, Entgeltunterschiede innerhalb von Vergleichsgruppen sichtbar zu machen und mit objektiven, geschlechtsneutralen Kriterien zu begründen, etwa Betriebszugehörigkeit oder Leistungsbeurteilung. Erst nicht begründbare Abweichungen erfordern Maßnahmen.
Die Richtlinie vergleicht Entgelte innerhalb gleicher und gleichwertiger Arbeit. Welche Stellen gleichwertig sind, ergibt sich erst aus der Bewertung nach den vier Kriterien Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Wer zuerst rechnet, vergleicht Gruppen, die noch keine gleichwertige Arbeit abbilden.
Entgelttransparenz ist ein laufender Prozess: Daten aktualisieren, neue Stellen bewerten, Begründungen pflegen. In der Praxis empfiehlt sich ein mindestens monatliches Monitoring. Dazu kommen die jährliche Information der Beschäftigten über ihren Auskunftsanspruch und die Berichtsfähigkeit für die gesetzlichen Fristen.
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie, Richtlinie (EU) 2023/970, verändert, wie Unternehmen in Deutschland Vergütung dokumentieren, begründen und berichten. Entgeltspannen in Stellenausschreibungen, Auskunftsrechte für Beschäftigte, Entgeltberichte ab 100 Beschäftigten und die Bewertung gleichwertiger Arbeit nach objektiven Kriterien setzen alle dasselbe voraus: eine saubere Datenbasis und ein nachvollziehbares Vorgehen.
Ein Projektplan zur Entgelttransparenz bringt die Aufgaben in die richtige Reihenfolge. Zuerst werden Stammdaten und sämtliche Vergütungsbestandteile erfasst, anschließend erhalten alle Stellen ein Profil und werden analytisch nach den vier Kriterien der Richtlinie bewertet: Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Diese analytische Stellenbewertung ist die Grundlage für alles Weitere. Auf dieser Grundlage entstehen Vergleichsgruppen, in denen Entgeltunterschiede sichtbar und mit geschlechtsneutralen Kriterien begründet werden. Den Abschluss bildet der Regelbetrieb mit laufendem Monitoring, Auskunftsfähigkeit und Berichtswesen.
Wer die Reihenfolge umdreht und mit der Analyse beginnt, rechnet auf einer Datenbasis, die noch keine gleichwertige Arbeit abbildet. Die Zahlen sehen dann fertig aus, tragen im Streitfall aber nicht. Deshalb steht die Bewertung der Stellen vor dem Vergleich der Entgelte.
Mit Paygaps setzen Sie diesen Weg in einer Software um, die für die Anforderungen der Richtlinie und des deutschen Entgelttransparenzgesetzes entwickelt wurde. Welche Module dazugehören, zeigt die Übersicht der Funktionen.
Rechtlicher Hinweis: Die Richtlinie (EU) 2023/970 richtet sich an die Mitgliedstaaten. Verbindliche Pflichten deutscher Arbeitgeber entstehen erst mit dem novellierten Entgelttransparenzgesetz. Diese Seite gibt den fachlichen Stand wieder und ersetzt keine Rechtsberatung.
In 30 Minuten zeigen wir Ihnen Paygaps live und skizzieren, wie die fünf Phasen für Ihr Unternehmen konkret aussehen.
