Wenn Mitarbeitende nach ihrem Gehaltsband fragen: Der Auskunftsanspruch und wie Sie damit umgehen

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie gibt Beschäftigten ein Recht, das es in dieser Form bisher nicht gab: Auskunft über das eigene Gehalt im Vergleich zu anderen Beschäftigten in vergleichbarer Tätigkeit. Für viele HR-Abteillungen ist das zunächst eine abstrakte Compliance-Anforderung. Doch sobald die ersten Anfragen eintreffen, wird daraus sehr konkrete Praxis. In diesem Beitrag erklären wir, was der Auskunftsanspruch genau umfasst und wie Sie als Arbeitgeber vorbereitet und souverän reagieren können.

Was der Auskunftsanspruch konkret bedeutet

Mit der EU-Entgelttransparenzrichtlinie erhalten Beschäftigte das Recht, Informationen über ihr individuelles Entgelt sowie über das durchschnittliche Entgelt von Vergleichsgruppen einzuholen. Damit können Mitarbeitende erstmals nachvollziehen, wo sie sich innerhalb ihres Gehaltsbands für eine vergleichbare Tätigkeit einordnen.

Ein wichtiger Punkt für Ihre Planung: Diese Auskunft erfolgt auf Basis anonymisierter Vergleichswerte. Es geht also nicht darum, einzelne Gehälter von Kolleginnen und Kollegen offenzulegen, sondern um aggregierte Werte für vergleichbare Tätigkeiten oder Tätigkeitsgruppen. Wer eine Anfrage stellt, erhält damit eine Einordnung, keine Gehaltsliste.

Für die Bearbeitung solcher Anfragen gilt eine Frist von zwei Monaten. Zusätzlich sind Beschäftigte künftig jährlich proaktiv über ihr Auskunftsrecht zu informieren, das Thema verschwindet also nicht von selbst aus dem HR-Alltag, sondern wird zu einem wiederkehrenden Bestandteil.

Ein weiterer Aspekt, der häufig unterschätzt wird: Beschäftigte dürfen ihr eigenes Gehalt offenlegen und Kolleginnen oder Kollegen nach deren Vergütung fragen. Ein generelles Verbot solcher Gespräche durch den Arbeitgeber ist nicht zulässig. Wer also intern auf Verschwiegenheitsklauseln zu Gehältern gesetzt hat, sollte diese Praxis überprüfen.

Warum jetzt Gesprächsbedarf entsteht

Sobald Mitarbeitende erstmals sehen, wo sie innerhalb ihres Gehaltsbands stehen, entstehen naturgemäß Fragen. Manche werden bestätigt, dass ihre Einordnung fair ist. Andere stellen fest, dass sie sich am unteren Ende einer Spanne befinden, und möchten wissen, warum das so ist.

Das ist zunächst keine schlechte Nachricht. Es ist vielmehr ein Signal dafür, dass die neue Transparenz funktioniert: Mitarbeitende beschäftigen sich aktiver mit ihrer Vergütung und ihrer Entwicklung im Unternehmen. Für HR-Abteilungen bedeutet das vor allem eines: Diese Gespräche kommen, unabhängig davon, ob ein Prozess dafür existiert oder nicht. Die Frage ist also nicht, ob es Gesprächsbedarf gibt, sondern ob Sie darauf vorbereitet sind.

Best Practice: So bereiten Sie sich vor

1. Gehaltsbänder und Kriterien vorab dokumentieren

Bevor die erste Anfrage eintrifft, sollte intern klar sein, nach welchen Kriterien Gehaltsbänder gebildet werden: Kompetenz, Belastung, Verantwortung und Arbeitsbedingung. Wenn diese Kriterien dokumentiert und nachvollziehbar sind, fällt es deutlich leichter, eine Einordnung zu erklären, ohne sich auf Einzelfallargumentation verlassen zu müssen.

2. Einen klaren Anfrageprozess definieren

Wer ist intern für die Bearbeitung von Auskunftsanfragen zuständig? Wie wird die Anfrage dokumentiert, wie die Antwort erstellt, und wer prüft sie vor dem Versand? Ein definierter Ablauf sorgt dafür, dass Anfragen innerhalb der vorgesehenen Frist bearbeitet werden und alle Antworten auf einer einheitlichen Grundlage beruhen.

3. Führungskräfte auf Folgegespräche vorbereiten

Die Auskunft selbst kommt häufig von HR, das Gespräch über die Konsequenzen findet aber oft mit der direkten Führungskraft statt. Führungskräfte sollten daher wissen, wie Gehaltsbänder zustande kommen, welche Entwicklungsschritte innerhalb eines Bandes möglich sind und wie sie auf die Frage "Warum stehe ich da, wo ich stehe?" sachlich antworten können.

4. Auf Fragen vorbereitet sein, nicht auf Konfrontation

Eine Anfrage nach Gehaltsauskunft ist kein Vorwurf, sondern eine Wahrnehmung eines neuen Rechts. Hilfreich ist eine Grundhaltung, die das Gespräch als Teil eines normalen, wiederkehrenden Prozesses behandelt, ähnlich wie ein Mitarbeitergespräch. Das nimmt Anfragen die Dramatik und signalisiert, dass das Unternehmen mit dem Thema souverän umgeht.

5. Objektive, geschlechtsneutrale Kriterien dokumentieren

Die Richtlinie verlangt nicht, dass alle Beschäftigten in vergleichbaren Tätigkeiten exakt gleich verdienen. Unterschiede sind zulässig, müssen sich aber auf objektive, geschlechtsneutrale Kriterien zurückführen lassen, etwa Qualifikation oder Erfahrung. Entscheidend ist, dass diese Kriterien vorab festgelegt, einheitlich angewendet und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Das hat unmittelbare praktische Bedeutung für den Auskunftsanspruch: Wenn sich aus einer Anfrage oder aus der Vorbereitung darauf zeigt, dass einzelne Positionen innerhalb eines Gehaltsbands deutlich vom Durchschnitt abweichen, lässt sich diese Abweichung nur dann seriös erklären, wenn die zugrunde liegenden Gründe bereits dokumentiert sind. Eine nachträgliche Begründung ist deutlich schwieriger und im Streitfall riskant, da die Beweislast künftig stärker beim Arbeitgeber liegt.

Fazit: Transparenz als Teil der Unternehmenskultur

Der Auskunftsanspruch der EU-Entgelttransparenzrichtlinie verändert, wie Mitarbeitende über ihre Vergütung sprechen, und das dauerhaft. Unternehmen, die sich frühzeitig mit dokumentierten Gehaltsbändern, klaren Prozessen und gut vorbereiteten Führungskräften aufstellen, erleben diese Gespräche nicht als Belastung, sondern als Chance, Vertrauen aufzubauen.

Wir unterstützen HR-Abteilungen dabei, diese Prozesse strukturiert aufzusetzen und so vorbereitet in die neuen Auskunftspflichten zu starten.