Entgelt­transparenz Software: Worauf es bei der Auswahl wirklich ankommt

Wer aktuell nach Entgelttransparenz Software sucht, findet vor allem eines: Anbieterseiten, auf denen jedes Tool alles kann. Rechtssicher, automatisiert, DSGVO-konform. Das hilft bei der Auswahl wenig, denn die entscheidende Frage lautet nicht, was ein Anbieter verspricht, sondern was die EU-Entgelttransparenzrichtlinie tatsächlich verlangt und ob eine Software genau das abbildet. Deshalb drehen wir die Perspektive um: Dieser Beitrag leitet die Auswahlkriterien direkt aus den Pflichten der Richtlinie (EU) 2023/970 ab. Damit lässt sich jede Lösung prüfen, auch unsere eigene.

Die Anforderungen ergeben sich aus den Pflichten

Die Richtlinie bringt im Kern fünf Pflichtenbereiche mit sich: Vergütungsstrukturen auf Basis gleichwertiger Arbeit (Artikel 4), Transparenz im Bewerbungsprozess (Artikel 5), den Auskunftsanspruch der Beschäftigten (Artikel 7), die Entgeltberichterstattung (Artikel 9) und die gemeinsame Entgeltbewertung bei nicht gerechtfertigten Gefällen ab 5 Prozent, die nicht binnen sechs Monaten behoben sind (Artikel 10). Dazu kommt die Beweislastverteilung des Artikels 18, die den Arbeitgeber in die Nachweispflicht bringt. Jede dieser Pflichten übersetzt sich in eine konkrete Anforderung an die Software.

Kriterium 1: Analytische Stellenbewertung nach den vier Kriterien

Das Fundament jeder Analyse sind Vergleichsgruppen und die stehen und fallen mit der Stellenbewertung. Artikel 4 Absatz 4 nennt die Kriterien Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen. Eine Software muss Tätigkeiten anhand dieser Kriterien analytisch bewerten können, also faktorweise, gewichtet und nachvollziehbar dokumentiert. Vorsicht bei Lösungen, die Stellen nur pauschal in Bänder einsortieren oder rein auf Marktdaten mappen: Damit lässt sich nicht belegen, wie die einzelnen Kriterien gewichtet wurden und genau dieser Nachweis wird gebraucht.

Kriterium 2: Saubere Berechnungslogik inklusive Vollzeitäquivalenten

Die Kennzahlen der Richtlinie umfassen Durchschnitt und Median des gesamten Entgelts und der ergänzenden oder variablen Bestandteile, die Verteilung auf vier Entgeltquartile und je Arbeitnehmerkategorie die Lücke getrennt nach Grundentgelt und variablen Bestandteilen. Eine Software muss diese Kennzahlen nicht nur ausrechnen, sondern die Basis richtig aufbereiten: zeitanteilige Vergütungsbestandteile auf Vollzeitäquivalente hochrechnen, pauschale Bestandteile fix lassen, Sachbezüge einheitlich bewerten. Fragen Sie Anbieter konkret, wie ihre Lösung mit Teilzeit und pauschalen Zuschüssen umgeht (Hintergrund im Beitrag Vergütungsbestandteile). An dieser Detailfrage zeigt sich schnell, wie tief eine Lösung wirklich geht.

Kriterium 3: Auskunftsprozess mit Fristensteuerung

Der Auskunftsanspruch nach Artikel 7 verlangt eine Antwort spätestens nach zwei Monaten, ohne Mindestgröße von Betrieb oder Vergleichsgruppe. Was heute eine Einzelfallübung ist, wird zum laufenden Prozess. Die Software sollte Anfragen zentral erfassen, Fristen überwachen und Auskunftsschreiben aus den vorhandenen Daten erzeugen, konsistent mit den Kennzahlen aus Analyse und Bericht. Inkonsistente Zahlen aus verschiedenen Quellen sind eines der größten vermeidbaren Risiken.

Kriterium 4: Berichtsgenerator für Artikel 9

Die Berichtspflichten sind nach Unternehmensgröße gestaffelt, nach den Fristen der Richtlinie erstmals bis zum 7. Juni 2027 beziehungsweise 2031. Eine Software sollte die Pflichtkennzahlen automatisch zusammenstellen und als Bericht exportieren. Welche Kennzahlen das im Einzelnen sind, zeigt die Seite Pay-Gap-Software. Wichtig ist die Flexibilität dahinter: Das deutsche Umsetzungsgesetz steht noch aus und Berichtsformat oder Detailanforderungen können sich noch ändern. Fragen Sie, wie der Anbieter mit solchen Anpassungen umgeht und ob sie im Preis enthalten sind.

Kriterium 5: Dokumentation, die der Beweislast standhält

Artikel 18 verlagert die Beweislast auf den Arbeitgeber, sobald Tatsachen eine Benachteiligung vermuten lassen. Deutsche Gerichte wenden diese Logik über § 22 AGG schon heute an. Die Software muss deshalb jede Bewertung, jede Gruppenzuordnung und jede Entgeltentscheidung mit Begründung dokumentieren, revisionssicher und mit Änderungshistorie. Ein Änderungsprotokoll gehört deshalb zu den Grundanforderungen.

Kriterium 6: Datenschutz und Integrationen

Entgeltdaten gehören zu den sensibelsten Daten im Unternehmen. Prüfen Sie, ob die Lösung mit pseudonymisierten Daten arbeiten kann, wo die Daten gehostet werden und wie Zugriffe gesteuert sind. Und praktisch ebenso wichtig: Die Software sollte an die vorhandene Lohn- und HR-Landschaft andocken, damit die Datenbasis nicht per Hand gepflegt werden muss. Jeder manuelle Übertragungsschritt ist eine Fehlerquelle.

Die fünf Fragen für jedes Anbietergespräch

Erstens: Nach welcher Methodik bewertet die Lösung Stellen und wie wird die Gewichtung der vier Kriterien dokumentiert? Zweitens: Wie geht die Berechnung mit Teilzeit und pauschalen Vergütungsbestandteilen um? Drittens: Wie werden Auskunftsersuchen abgebildet, inklusive Fristen? Viertens: Was passiert, wenn das deutsche Umsetzungsgesetz Details ändert? Fünftens: Wie sieht die Dokumentation im Streitfall aus? Wer auf diese fünf Fragen präzise Antworten bekommt, kann Anbieter wirklich vergleichen, statt Featurelisten zu zählen.

In paygaps

paygaps ist eine dieser Lösungen. Wie paygaps die fünf Fragen beantwortet, steht auf den Seiten Methodik (Bewertung und Gewichtung), Entgeltlücke messen (Teilzeit und Bestandteile), Auskunftsanfragen und Funktionen.

Quellen

• Richtlinie (EU) 2023/970, Art. 4, 5, 7, 9, 10 und 18

• § 22 AGG (Beweislast)

Stand 02.10.2026. Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung.