Gender Pay Gap berechnen: So funktioniert die Pay Gap Analyse

Ab Juni 2026 wird die Pay Gap Berechnung für Unternehmen ab 100 Beschäftigten zur Pflicht. Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 verlangt regelmäßige Berichte über geschlechtsspezifische Gehaltsunterschiede. Doch wie berechnet man den Gender Pay Gap korrekt? Dieser Leitfaden erklärt die Formeln, Methoden und zeigt, warum eine spezialisierte Pay Gap Software unverzichtbar ist.

Was ist der Gender Pay Gap?

Der Gender Pay Gap (geschlechtsspezifisches Lohngefälle) beschreibt den prozentualen Unterschied zwischen den durchschnittlichen Bruttoverdiensten von Männern und Frauen. In Deutschland liegt der unbereinigte Gender Pay Gap laut Statistischem Bundesamt für 2024 bei rund 16 % – Frauen verdienten also im Schnitt 16 % weniger pro Stunde als Männer.

Für Unternehmen ist jedoch der bereinigte Gender Pay Gap entscheidend: Er vergleicht die Gehälter von Männern und Frauen auf gleichwertigen Stellen – also bei ähnlicher Qualifikation, Verantwortung, Arbeitsbedingungen und Belastung. Genau diesen Wert fordert die EU-Richtlinie.

Gender Pay Gap berechnen: Die Formel

Die Grundformel für die Pay Gap Berechnung (Eurostat / Art. 9 RL 2023/970) lautet:

Gender Pay Gap (%) = (Ø Gehalt Männer − Ø Gehalt Frauen) / Ø Gehalt Männer × 100

Rechenbeispiel:

• Durchschnittliches Jahresgehalt Männer: 55.000 €

• Durchschnittliches Jahresgehalt Frauen: 50.000 €

• Gender Pay Gap = (55.000 − 50.000) / 55.000 × 100 = 9,1 %

Liegt der berechnete Pay Gap über 5 %, muss das Unternehmen laut EU-Richtlinie 2023/970 eine gemeinsame Entgeltbewertung mit der Arbeitnehmervertretung durchführen und Korrekturmaßnahmen einleiten.

Bereinigter vs. unbereinigter Pay Gap

Der Unterschied zwischen bereinigtem und unbereinigtem Pay Gap ist entscheidend für die korrekte Pay Gap Analyse:

• Unbereinigter Pay Gap: Vergleicht die Durchschnittsgehälter aller Männer und Frauen im Unternehmen – unabhängig von Stelle, Qualifikation oder Arbeitszeit. Berechnet nach der Eurostat-Formel auf der Gesamtorganisation. Einfach, aber wenig aussagekräftig.

• Bereinigter Pay Gap: Vergleicht Gehälter innerhalb derselben Stelle bzw. Gehaltsgruppe nach den vier EU-Kriterien (Kompetenz, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen). Faktoren wie Berufserfahrung, Qualifikation und Arbeitszeit werden über eine lineare Regression herausgerechnet. Dieser Wert zeigt die tatsächliche Lohnlücke. Details zur Methodik in unserer Berechnungsdokumentation.

Die EU-Richtlinie 2023/970 fordert den bereinigten Pay Gap pro Stelle und Gehaltsgruppe – und genau hier wird die Berechnung komplex.

Schritt für Schritt: Pay Gap Analyse durchführen

Eine vollständige Pay Gap Analyse umfasst fünf Schritte:

1. Gehaltsdaten sammeln

Erfassen Sie alle relevanten Vergütungsbestandteile: Grundgehalt, Boni, Zulagen, Sachbezüge und variable Vergütung. Bei Teilzeitkräften müssen die Gehälter auf Vollzeitäquivalente (40h-FTE) hochgerechnet werden. Die Daten können aus DATEV Connect Cloud, Personio, Workday, Sage HR oder SAP SuccessFactors direkt synchronisiert werden – oder klassisch per CSV/Excel-Import in die Pay Gap Software übernommen werden.

2. Stellen analytisch bewerten und Gehaltsgruppen bilden

Fassen Sie Stellen mit gleichwertiger Arbeit zu Gehaltsgruppen zusammen. Die EU-Richtlinie definiert „gleichwertige Arbeit" anhand von Kompetenz, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen (Art. 4 Abs. 4 RL 2023/970). Moderne Pay Gap Software wie Paygaps.de nutzt eine KI-gestützte analytische Stellenbewertung nach diesen vier Kriterien, sortiert die Stellen anschließend in Gehaltsgruppen und macht den Prozess so nachvollziehbar. Jede Bewertung wird dokumentiert und kann in einem Vier-Augen-Workflow freigegeben werden.

3. Pay Gap pro Stelle und Gehaltsgruppe berechnen

Wenden Sie die Pay-Gap-Formel auf jede Stelle und jede Gehaltsgruppe an. Berechnen Sie sowohl Median als auch Durchschnitt – die EU-Richtlinie fordert beide Werte. Der Compliance-Score zeigt Ihnen dabei auf einen Blick, welche Stellen oder Gehaltsgruppen Handlungsbedarf haben.

4. Ursachen analysieren

Liegt der Gap über 5 %? Dann prüfen Sie, ob objektive Faktoren (Berufserfahrung, Qualifikation – nicht reine Betriebszugehörigkeit, vgl. EuGH Cadman) den Unterschied erklären. Nicht erklärbare Differenzen deuten auf strukturelle Ungleichheit hin. Mit dem Anpassungs-Workflow können Sie Gehaltsanpassungen direkt planen, tracken und dokumentieren.

5. Dokumentieren und berichten

Erstellen Sie einen revisionssicheren Bericht mit allen Berechnungen, Stellen, Gehaltsgruppen und Maßnahmen. Der Jahresbericht-Generator erstellt EU-konforme Berichte per Knopfdruck als PDF. Das revisionssichere Audit-Log protokolliert jede Änderung automatisch. Diese Dokumentation ist bei der Beweislastumkehr nach EU-Richtlinie 2023/970 entscheidend: Unternehmen müssen nachweisen können, dass keine Diskriminierung vorliegt.

EU-Richtlinie 2023/970: Was sich ändert

Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970 bringt ab Juni 2026 massive Änderungen:

• Berichtspflicht: Unternehmen ab 100 Beschäftigten müssen regelmäßig über ihren Gender Pay Gap berichten.

• 5-%-Schwelle: Bei einem Pay Gap über 5 %, der nicht durch objektive Faktoren erklärbar ist, muss eine gemeinsame Entgeltbewertung durchgeführt werden.

• Beweislastumkehr (ab 7. Juni 2026): Nicht mehr der oder die Beschäftigte muss Diskriminierung beweisen – das Unternehmen muss nachweisen, dass keine vorliegt.

• Gehaltstransparenz: Bewerber haben das Recht auf Auskunft über die Gehaltsspanne vor dem Vorstellungsgespräch.

• Auskunftsanspruch (Art. 7): Beschäftigte können jederzeit eine Auskunft über ihr Gehalt im Vergleich zur eigenen Gehaltsgruppe verlangen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht.

• Sanktionen: Bei Verstößen drohen empfindliche Bußgelder und Schadensersatzansprüche.

Eine ausführliche Übersicht der Pflichten finden Sie im Beitrag EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970: Was deutsche Unternehmen jetzt wissen müssen.

Pay Gap Software vs. Excel: Warum manuelle Berechnung riskant ist

Viele Unternehmen versuchen, den Pay Gap mit Excel zu berechnen. Das ist aus mehreren Gründen problematisch:

• Fehleranfälligkeit: Komplexe Formeln über Tausende Datensätze führen leicht zu Berechnungsfehlern – die bei einer Prüfung auffallen.

• Keine Audit-Fähigkeit: Excel-Dateien bieten keine revisionssichere Dokumentation. Bei der Beweislastumkehr ist das fatal.

• Keine analytische Stellenbewertung: Stellen objektiv zu bewerten und in Gehaltsgruppen einzusortieren ist manuell kaum möglich und immer subjektiv angreifbar.

• Kein Auskunfts-Management: Excel kann keine Auskunftsanfragen nach Art. 7 verwalten, Fristen tracken oder Auskunftsschreiben generieren.

• Keine Gehaltsband-Prüfung: Neue Einstellungen können nicht automatisch gegen bestehende Pay Gaps geprüft werden – das Risiko, den Gap bei jeder Neueinstellung zu vergrößern, bleibt unsichtbar.

• Zeitaufwand: Was eine Pay Gap Software in Minuten erledigt, dauert manuell Tage oder Wochen.

Eine spezialisierte Lösung wie Paygaps.de synchronisiert Gehaltsdaten direkt aus DATEV, Personio, Workday, Sage HR oder SAP SuccessFactors, bewertet Stellen analytisch nach den vier EU-Kriterien und sortiert sie in Gehaltsgruppen, verwaltet Auskunftsanfragen im Auskunftsportal und erstellt revisionssichere Reports – vollautomatisch und EU-konform.

Fazit: Pay Gap Analyse ist Pflicht – und muss korrekt sein

Die Gender Pay Gap Berechnung wird ab 2026 für die meisten Unternehmen verpflichtend. Der bereinigte Pay Gap pro Stelle und Gehaltsgruppe, die Beweislastumkehr und die Dokumentationspflichten machen eine professionelle Lösung unverzichtbar.

Mit Paygaps.de automatisieren Sie die gesamte Pay Gap Analyse: vom Import aus DATEV, Personio, Workday, Sage HR oder SAP SuccessFactors über die KI-gestützte Stellenbewertung nach EU-Kriterien (siehe Methodik), das Auskunftsportal und den Anpassungs-Workflow bis zum fertigen EU-konformen Jahresbericht. Starten Sie jetzt 14 Tage kostenlos und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Entgelttransparenzrichtlinie.