EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970: Was deutsche Unternehmen jetzt wissen müssen

Teaser: Die EU-Richtlinie 2023/970 bringt weitreichende Pflichten: von Gehaltstransparenz im Bewerbungsprozess über erweiterte Auskunftsrechte bis zu Berichtspflichten. Der Überblick für HR und Geschäftsführung.

Seit dem 6. Juni 2023 ist sie in Kraft: die EU-Richtlinie 2023/970 zur Entgelttransparenz. Bis zum 7. Juni 2026 hätte Deutschland die Vorgaben in nationales Recht umsetzen müssen, das Umsetzungsgesetz steht allerdings noch aus. Was diese Übergangslage rechtlich bedeutet, haben wir in einem eigenen Beitrag eingeordnet: Was ab dem 8. Juni 2026 wirklich gilt. Dieser Beitrag beantwortet die andere Frage, die jede HR-Abteilung braucht: Welche Pflichten bringt die Richtlinie inhaltlich mit sich? Denn die Anforderungen stehen in ihren Grundzügen fest, und ein deutsches Gesetz darf hinter dem Minimum der Richtlinie nicht zurückbleiben.

Transparenz beginnt vor der Einstellung

Die Richtlinie setzt schon im Bewerbungsprozess an. Nach Artikel 5 haben Bewerberinnen und Bewerber das Recht, vor dem Vorstellungsgespräch Informationen über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne zu erhalten. Wichtig für die Praxis: Eine Angabe direkt in der Stellenanzeige ist ein möglicher Weg, aber nicht zwingend vorgeschrieben; eine rechtzeitige Mitteilung vor dem Gespräch genügt. Zugleich dürfen Arbeitgeber Bewerbende nicht mehr nach ihrem bisherigen Gehalt fragen. Das soll verhindern, dass frühere Gehaltsunterschiede in das neue Arbeitsverhältnis mitgeschleppt werden.

Der erweiterte Auskunftsanspruch

Nach Artikel 7 können Beschäftigte Auskunft verlangen über ihre individuelle Entgelthöhe und über die durchschnittlichen Entgelthöhen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht, für Gruppen von Beschäftigten, die gleiche oder gleichwertige Arbeit verrichten. Die Antwort muss innerhalb einer angemessenen Frist erfolgen, spätestens nach zwei Monaten. Anders als beim heutigen Entgelttransparenzgesetz ist der Anspruch nicht an eine Mindestbetriebsgröße oder eine Mindestgröße der Vergleichsgruppe geknüpft. Auskunftsfähigkeit wird damit vom Sonderfall zum Normalfall, und sie setzt voraus, dass die Entgeltdaten vollständig vorliegen und Vergleichsgruppen sauber gebildet sind.

Wer muss berichten und wann?

Die regelmäßige Berichterstattung über das geschlechtsspezifische Entgeltgefälle (Artikel 9) ist nach Unternehmensgröße gestaffelt:

• Ab 250 Beschäftigten: jährlich, erster Bericht bis zum 7. Juni 2027

• 150 bis 249 Beschäftigte: alle drei Jahre, erster Bericht bis zum 7. Juni 2027

• 100 bis 149 Beschäftigte: alle drei Jahre, erster Bericht bis zum 7. Juni 2031

Berichtet werden unter anderem das Entgeltgefälle insgesamt, getrennt nach Grundentgelt und ergänzenden oder variablen Bestandteilen, der Anteil der Beschäftigten mit solchen Bestandteilen sowie die Verteilung über die Entgeltquartile. Wie diese Kennzahlen berechnet werden, zeigen wir Schritt für Schritt im Beitrag Gender Pay Gap berechnen. Wichtig: Diese Fristen sind die Vorgaben der Richtlinie; die verbindlichen deutschen Termine und Details legt erst das Umsetzungsgesetz fest.

Die 5-Prozent-Schwelle und die gemeinsame Entgeltbewertung

Artikel 10 regelt den Fall, dass die Analyse ein Problem sichtbar macht: Liegt das Entgeltgefälle in einer Gruppe von Beschäftigten mit gleicher oder gleichwertiger Arbeit bei mindestens 5 Prozent, kann es nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien gerechtfertigt werden, und wird es nicht innerhalb von sechs Monaten behoben, muss eine gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretern durchgeführt werden. Alle drei Bedingungen gehören zusammen: Ein Gefälle über 5 Prozent ist für sich genommen noch kein Verstoß, aber der Punkt, an dem ein Unternehmen erklären können muss, woher der Unterschied kommt.

Die Beweislast liegt beim Arbeitgeber

Artikel 18 der Richtlinie schreibt die Beweislastverteilung fest: Legen Beschäftigte Tatsachen dar, die eine Entgeltdiskriminierung vermuten lassen, muss der Arbeitgeber beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt. Diese Logik ist für Deutschland nicht neu. Schon heute gilt über § 22 AGG eine Vermutungsregel, und das Bundesarbeitsgericht wendet sie in Entgeltgleichheitsfällen konsequent an: Nach dem Urteil vom 16. Februar 2023 (8 AZR 450/21) kann etwa besseres Verhandlungsgeschick die Vermutung einer Benachteiligung nicht widerlegen. Die praktische Konsequenz ist unabhängig vom Stand des Gesetzgebungsverfahrens dieselbe: Wer seine Entgeltentscheidungen nicht dokumentiert, steht im Streitfall mit leeren Händen da.

Gleichwertige Arbeit: Das Fundament aller Pflichten

Hinter allen Einzelpflichten steht Artikel 4: Arbeitgeber müssen über Vergütungsstrukturen verfügen, die gleiches Entgelt für gleiche oder gleichwertige Arbeit gewährleisten. Ob Arbeit gleichwertig ist, wird anhand objektiver, geschlechtsneutraler Kriterien beurteilt, die nach Artikel 4 Absatz 4 Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung und Arbeitsbedingungen umfassen. Das ist der fachlich anspruchsvollste Teil der Umsetzung, denn er verlangt eine nachvollziehbare Stellenbewertung und belastbare Vergleichsgruppen. Und der Entgeltbegriff dahinter ist weit: Er umfasst alle Vergütungsbestandteile vom Grundgehalt bis zum Dienstwagen.

Wie lässt sich das praktisch umsetzen?

Ehrlich gesagt: Mit Excel-Tabellen und manuellen Auswertungen wird das schwierig, denn die Anforderungen an Konsistenz und Nachvollziehbarkeit sind hoch, gerade mit Blick auf die Beweislastverteilung. Paygaps.de wurde genau für diese Anforderungen entwickelt:

• Datenschutz von Anfang an: Die Plattform arbeitet ausschließlich mit pseudonymisierten Personalnummern; Namen werden nicht importiert.

• Integrationen: Gehaltsdaten aus DATEV, Personio, Workday, Sage HR oder SAP SuccessFactors synchronisieren oder per CSV/Excel importieren.

• Stellenbewertung nach EU-Kriterien: Eine KI bewertet jede Stelle analytisch nach den vier Kriterien der Richtlinie (Kompetenzen, Belastungen, Verantwortung, Arbeitsbedingungen) gemäß Artikel 4 Absatz 4. Daraus entstehen vergleichbare Stellen und Gehaltsgruppen, auf denen die Pay-Gap-Analyse aufsetzt; Details in unserer Methodik. Jede Bewertung wird im Audit-Log dokumentiert und kann im Vier-Augen-Workflow freigegeben werden.

• Auskunftsportal (Artikel 7): Auskunftsanfragen zentral verwalten, Fristen tracken und fristgerecht beantworten, mit automatischer PDF-Generierung der Auskunftsschreiben.

• Anpassungsforderungen: Gehaltsanpassungen transparent planen, tracken und dokumentieren, von der Einreichung bis zur Umsetzung.

• Gehaltsbänder und New-Hire Check: Gehaltsspannen für Stellen hinterlegen (die Richtlinie verlangt die Information spätestens vor dem Vorstellungsgespräch) und neue Einstellungen automatisch auf Pay-Gap-Risiken prüfen.

• Compliance-Score: Live-Bewertung des Compliance-Status auf einen Blick.

• Betriebsrat-Portal: Arbeitnehmervertreter sehen aggregierte Statistiken ein, DSGVO-konform und mit zusätzlicher Anonymisierung.

• Konzern-Dashboard: Tochtergesellschaften zentral steuern mit konsolidierter Analyse über alle Einheiten.

• Jahresbericht-Generator: Berichte mit den Kennzahlen der Richtlinie per Knopfdruck als PDF exportieren.

• Lückenlose Protokollierung: Jede Änderung und jede Analyse im revisionssicheren Audit-Log.

Einen Überblick über alle Funktionen gibt unsere Pay-Gap-Software-Seite.

Fazit

Die EU-Richtlinie 2023/970 ist keine Empfehlung, sie wird deutsches Gesetz, auch wenn der genaue Zeitpunkt noch offen ist. Unternehmen, die ihre Daten, Vergleichsgruppen und Prozesse jetzt aufbauen, können auf die finalen Details des Umsetzungsgesetzes reagieren, statt bei null zu starten. Und nebenbei: Transparente Gehaltsstrukturen sind ein Argument im Wettbewerb um Fachkräfte. Wer fair bezahlt und das nachweisen kann, hat einen Vorteil.

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