EU-Entgelttransparenzrichtlinie 2023/970: Was deutsche Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit dem 6. Juni 2023 gilt sie: die EU-Richtlinie 2023/970 zur Entgelttransparenz. Bis zum 7. Juni 2026 muss Deutschland diese Vorgaben in nationales Recht umsetzen. Für HR-Abteilungen und Geschäftsführungen bedeutet das: Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, sich vorzubereiten.

Was ändert sich konkret ab 2026?

Die Beweislast kehrt sich um – Stichtag 7. Juni 2026

Das ist wohl die einschneidendste Änderung – und sie greift bereits mit dem Inkrafttreten des Umsetzungsgesetzes am 7. Juni 2026, also lange vor der ersten Berichtspflicht. Bisher mussten Beschäftigte nachweisen, dass sie diskriminiert wurden. Künftig dreht sich das Spiel: Wenn ein Gender Pay Gap festgestellt wird, muss das Unternehmen beweisen, dass keine Diskriminierung vorliegt.

Wer hier keine saubere Dokumentation vorweisen kann, hat ein Problem. Und zwar kein kleines.

Gehälter müssen in Stellenanzeigen stehen

Ja, Sie haben richtig gelesen. Unternehmen müssen künftig vor dem ersten Vorstellungsgespräch das Einstiegsgehalt oder zumindest eine Gehaltsspanne nennen. Ob direkt in der Anzeige oder auf Nachfrage – Hauptsache transparent.

Außerdem dürfen Sie Bewerber nicht mehr nach ihrem bisherigen Gehalt fragen. Das soll verhindern, dass bestehende Gehaltsunterschiede einfach mitgeschleppt werden.

Der Auskunftsanspruch wird ausgeweitet

Jeder Beschäftigte kann künftig verlangen zu erfahren: Was verdiene ich im Vergleich zu Kolleginnen und Kollegen auf gleichwertigen Stellen – aufgeschlüsselt nach Geschlecht? Diese Anfragen müssen innerhalb von zwei Monaten beantwortet werden (Auskunftsanspruch nach Art. 7 RL 2023/970).

Wer muss berichten – und wann?

Die Berichtspflichten richten sich nach der Unternehmensgröße:

• Ab 250 Beschäftigte: Jährliche Berichterstattung, erster Bericht bis 7. Juni 2027

• 150 bis 249 Beschäftigte: Alle drei Jahre, erster Bericht ebenfalls bis Juni 2027

• 100 bis 149 Beschäftigte: Alle drei Jahre, erster Bericht bis 7. Juni 2031

Die 5%-Schwelle: Ab hier wird es ernst

Liegt Ihr Gender Pay Gap über 5 Prozent und können Sie das nicht mit objektiven Faktoren erklären? Dann wird eine gemeinsame Entgeltbewertung mit dem Betriebsrat Pflicht. Das ist kein Vorschlag, das ist gesetzlich vorgeschrieben. Wie der Pay Gap im Detail berechnet wird, zeigen wir im Beitrag Gender Pay Gap berechnen: Formel, Methoden & Tools.

Wie lässt sich das praktisch umsetzen?

Ehrlich gesagt: Mit Excel-Tabellen und manuellen Auswertungen wird das schwierig. Die Anforderungen an Dokumentation und Nachvollziehbarkeit sind hoch – besonders wenn es um die Beweislastumkehr geht.

Paygaps.de wurde genau für diese Anforderungen entwickelt:

• Datenschutz von Anfang an: Die Plattform arbeitet ausschließlich mit pseudonymisierten Personalnummern. Namen werden nicht importiert, Rückschlüsse auf Einzelpersonen sind ausgeschlossen.

• HRIS-Integrationen: Gehaltsdaten per Klick aus DATEV Connect Cloud, Personio, Workday, Sage HR oder SAP SuccessFactors synchronisieren – oder klassisch per CSV/Excel importieren.

• Stellenbewertung nach EU-Kriterien: Eine KI bewertet jede Stelle analytisch nach den vier EU-Kriterien (Qualifikation, Verantwortung, Arbeitsbedingungen, Belastungen) gemäß Art. 4 Abs. 4 der Richtlinie. Daraus entstehen vergleichbare Stellen und Gehaltsgruppen, auf denen die Pay-Gap-Analyse rechtssicher aufsetzt – Details dazu in unserer Methodik. Jede Bewertung wird im Audit-Log dokumentiert und kann in einem Vier-Augen-Workflow freigegeben werden.

• Auskunftsportal (Art. 7): Auskunftsanfragen von Beschäftigten zentral verwalten, Fristen tracken und fristgerecht beantworten – mit automatischer PDF-Generierung der Auskunftsschreiben.

• Anpassungsforderungen: Gehaltsanpassungen transparent planen, tracken und dokumentieren. Von der Einreichung bis zur Umsetzung – alles in einem Workflow.

• Gehaltsbänder & New-Hire Check: Stellenanzeigen mit Gehaltsspannen versehen (Pflicht ab 2026) und neue Einstellungen automatisch auf Pay-Gap-Risiken prüfen.

• Compliance-Score: Live-Bewertung Ihres Compliance-Status auf einen Blick – so sehen Sie sofort, wo Handlungsbedarf besteht.

• Betriebsrat-Portal: Ein separates Portal ermöglicht es Arbeitnehmervertretern, aggregierte Statistiken einzusehen – DSGVO-konform und mit zusätzlicher Anonymisierung.

• Konzern-Dashboard: Tochtergesellschaften zentral steuern mit konsolidierter Pay-Gap-Analyse über alle Einheiten hinweg.

• Jahresbericht-Generator: EU-konforme Berichte per Knopfdruck als PDF exportieren – fertig für die Aufsichtsbehörde.

• Lückenlose Protokollierung: Jede Änderung, jede Analyse wird im revisionssicheren Audit-Log festgehalten. Falls jemand fragt, haben Sie die Antworten.

Einen Überblick über alle Funktionen gibt unsere Pay-Gap-Software-Seite.

Fazit

Die EU-Richtlinie 2023/970 ist keine Empfehlung – sie wird Gesetz. Unternehmen, die jetzt ihre Prozesse anpassen, sparen sich später Stress, Kosten und rechtliche Risiken.

Und nebenbei: Transparente Gehaltsstrukturen sind auch ein Argument im Wettbewerb um Fachkräfte. Wer fair bezahlt und das nachweisen kann, hat einen Vorteil.

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